（张广文/ 采访报道）面对酒店需求建议书（RFP）续签季，六成企业都在想办法降价，而且一半企业正在整合供应商的数量。专家认为，新常态的酒店计划需要更贴近现实，当前是重新审视公司与酒店合作协议条款与细节的最佳时机。
HRS高级采购顾问Jenna Schmitt表示，虽然目前有些公司为了方便以及与酒店保持合作伙伴关系选择暂时沿用2019年的合约，但是超过八成公司仍计划重新交涉，以制定2020–2021的价格，让酒店采购计划在疫后新常态下，更贴近现实。
他进一步说明，企业一方面将出差者数量下滑纳入考量，二方面聚焦周边地区的目的地，改变不同地方的酒店签约数量，以配合接下来出差者前往旅游目的地拜访的频率。再者，可以细看酒店设施和可用性，例如，早餐不再如以往重要，因为换成了餐盒。又如，酒店协议价在2020年势必和2019年不同。另外，收集更多有关于安全措施与配合公司“注意义务”的举措，并根据数据调整。此外，将RFP精简化，使之短于三个月或六个月，并找机会继续采购，因为不同地区开放时间不同，旅游恢复速度也将不一样。接下来，公司可以运用出差者的预定数据和模式，设计出追踪旅客的安全措施，同时可以打造出一个全新供应系统，纳入真正有被使用的酒店。同时，规定员工必须使用公司允许的预定渠道、遵守规则运用特定供应商的产品，以确保公司在数据追踪上的完整性与持续性，并且为之后的出差者建立信心与信任感。
在酒店方面，为了应对新形势，酒店业者应聚焦追求客制化的策略，并且突破单一合作伙伴的旧有模式，捆绑公司出差者前往多个目的地的整体量，并针对消费者的行为模式，来进行统一的推荐与针对性的设计。面对未来，酒店需要以更开放的态度，找到为公司测量实时节省成本的方法，并考虑根据企业需求与目的地，打造一个结合动态定价和固定价格的全新模式，例如在比较多出差者的目的地追求固定价格，在比较少出差者的目的地选择动态定价，同时，定期审视情况，给予企业可以在动态定价与固定价格之间转换的选择。
澳大利亚基建公司Transurban全球旅行和费用主管Stephanie Maisano认为，疫情提供所有企业一个绝佳机会，现在应该汇总酒店递交的RFP、并进行全面评估，借机重新审视过去与酒店签订合作协议的条款和细节，除了聚焦价格，也应该抛弃臆测，根据出差者的真实需要，进行深度挖掘，细看整体花费，不只聚焦间夜数，以重新制订一个强大和可持续发展的采购策略。同时，也要回顾公司的出差政策，打造可以快速应对的方案，例如，员工出差时遇到边境临时关闭的解决方法。长期来看，公司要让员工了解到自己需要承担的出差责任，并且强调本身所能提供的帮助，像是为降低出差者压力和酒店协议，安排酒店在出差者短暂离开几天又返回时，保留其入住的酒店房间直到返回。
雅高太平洋地区销售业绩与业务合作伙伴总监Elizabeth Georgopoulos指出，过往每年进行一次的RFP续签都是在七月，不过，疫情打乱了所有人的脚步，眼看客人数量骤降，出差者的旅游习惯也因不同地区的隔离政策被迫改变，当前企业都在寻找省钱的办法，但调降价格不是省钱的唯一出路，酒店需要更灵活、更具弹性的应对方法，并发挥创意，为企业呈现出即时的省钱方案。长期来看，酒店必须展现价值，让客人感受到被支持、被欢迎与被关心，才能建立归属感，持续吸引他们在安全与健康的环境中停留和放松。
美国电子元件业务公司AMP商务经理Tanaz Pochkhanawalla补充到，受到疫情影响，各大酒店都加大力度执行与宣传自己的全新安全健康防疫措施，企业在体谅之余，可以接受短期入住酒店成本的提升，不过，酒店如果长期计划将成本转嫁给公司，将可能失去企业生意。另一方面，企业将越来越重视其“注意义务”，因此，会要求所有员工预定国际旅行时，必须透过商旅管理公司，以便实时追踪，随时了解他们身处哪里、要前往哪里、会入住哪间酒店等。也因为全面问责，酒店风险评估、出差前后的风险评估与员工隔离措施，也将受到关注。此外，现在企业在交涉之际，应该将延期条款纳入合约之中，并致力于让自己活动有备案，如转移至线上等。
