（张广文/ 采访报道・摄影）危机管理的重要性不言而喻，但其却是所有人都不喜欢讨论的话题，因为没有人会喜欢不好的事情发生。不过，拥有危机管理规划，才可以更快应对紧急情况。当准备好迎接最糟的情况，处理危机或关键状况会更具信心。
为什么危机管理很重要？ VOBE会议顾问、危机经理及活动策划者Steff Berger表示，因为每个危机都是沟通危机。社交媒体改变了所有人的交流方式，以及共享信息的速度。以前要新闻传播依靠每天制作一次的印刷媒体，或是广播、在电视上收看每小时新闻。现今，每一秒钟，都有信息在共享。每个发件人都在接收信息，同时，每个信息接收者，也都可以成为发信息人或重新共享信息。这些信息包括好新闻、坏新闻和假新闻。调查行业时，社交媒体是活动之前、中、后的主要营销工具之一。所有人都喜欢分享好消息。但是一旦坏消息出现，应该如何处理？
行业中已经确实有危机管理文化，也具备良好的相关技能和背景。因此，在举办活动或会议时，一旦有危机管理者在场，就会不断地提醒事情，特别是可能会发生又无法预料的事情。例如，空调坏了、餐饮时间太晚等所有在活动中通常可能发生的小细节。不过，只要为细节制定了计划，有合作伙伴和电话号码，就可以知道该叫谁来解决问题。简单说，危机管理仅此而已，需要适当的计划和联系人。而行业中的真正巨大价值，是参加活动和会议的每个人都解决方案制造商。每个人都在解决问题，重新考虑想法，而且如果某些事情没有作用，也会知道需要立刻制定另一个临时计划。
危机文化的建立，是靠知识和专业经验，而且和声誉紧密相关。作为会议顾问、危机经理、活动策划者，可以随时关注市场案例，像是Je Suis Charlie恐怖攻击事件、Facebook – Cambridge Analytica数据丑闻等，参考别人的处理方式，思考可以怎么做更好。以Facebook – Cambridge Analytica数据丑闻为例，Facebook快速道歉、并强调会积极处理，同时，创始人立刻宣布将负起责任，很快的使下滑的股价止跌回稳。整体来看，危机处理有一个很简单的策略，告知真相、展现情绪、跟紧事实、收集意见。
另一方面，自己也可能为活动创造危机，因此内部沟通也要有指导原则。例如，如果发生严重的商业事件，则必须与所有官方外部沟通保持一致，并以客户的名义批准。收到新说明之前的正式措词要拟定好，确定字句，并有沟通渠道和负责同事可以随时联系。同时，要对外强调，除了官方宣布的信息外，没有其他信息渠道，要知道更多即时信息请访问官方网站。
就举报和问题处理而言，在困难的情况下要找到合适的地方与个人交谈，并尝试将客户与公众区分开。同时，尽量避免与小组讨论问题，除非必须共同解决如何拟定对外的措辞和讯息。另外，应该通过特定渠道将问题报告给负责人，而且要使用非公共区域，或在封闭的房间内举报。针对事件举报，要强调任何事件的举报都是高度机密，不能与同事或客户讨论。报告渠道和解决方案的识别和实施，应在与负责人直接沟通和协调之中，集中进行。
总结来看，危机沟通要透明、及时响应、具明确的内部准则，并让所有相关者，包括：场地、城市、警察、客户一起合作，同时，要抓紧事实、负起责任、创建统一专业信息，并为最坏的情况做好准备。在关怀与分享的理念下，只要有预先准备，就能建立危机文化。因此，绝对要在活动和会议计划中，包含危机管理。
