（钟韵/ 采访报道）据近期发布的参会者报名情况洞察报告显示，会延迟报名时间的参会者主要有三类；到最后才完成报名程序虽会为组织者带来各种挑战，但晚报名者却能为活动带来更高收益。组织者可针对活动前31到60天的窗口期，采取多项策略提高报名率，以在收益与挑战间取得平衡。
Maritz旅游公司近期发布了参会者报名情况洞察报告。该报告就过去三年超过36万名参会者的报名情况做了研究与分析，助力会展活动组织者应对当今参会者的报名习惯，优化活动收益与出席率。
参会者过晚注册，会为活动组织者带来各种各样的挑战，比如酒店客房不足、会议场地紧张，临时增添餐饮、会议室、班车等名额困难，或者现场设备有限、现场人力紧张、供应商额外收费等。而且，参会者太晚报名不仅会给组织者带来麻烦，也会对其自身参会体验造成负面影响，像是来不及作好参会计划、无法和有价值的展商或参会者安排会面、订不到会场附近的酒店等。
研究显示，晚报名（活动开始前四周左右）的参会者，主要分成三类，包括首次参加、特定行业、可驱车前往者。
首先，从未参加过某会展活动的人，多半会对参加的投入产出比有所顾虑，因此容易拖到最后一刻再决定是否报名，也较喜欢先观望，待其他同行或同事先报名了，再跟上脚步。因此，如果活动预计首次参会者会较多，组织者就要做好参会者晚报名的准备。
其次，某些行业较倾向晚报名，而习惯循规蹈矩的行业，像是教师、医生、法律或金融专业人员等，晚报名的情况不太常见。例如，在其调查当中，医疗类会议的晚报名者仅有29%，远低于45%的总体平均水平，而餐饮类会展的晚报名者就高达54%。这有可能是因为医疗、教育、金融和法律行业提供教育学分和证书的活动较多，促参会者即早定下参会计划。此外，参会者的工作领域、位阶、年龄和性别等，也都可能对其提前计划参会的能力形成限制。组织者可提前调查受众情况，做针对性的推广计划。
再次，可驱车前往参加活动的参会者，也较有可能拖延报名时间。因为，假如某场活动必须要提前预定好机票或火车票才能去参加，那么参会者多半会提前一个月之前就做好安排，避免车票或机票售罄或价格飙升。也因此，假如活动举办地在潜在参会者集中的地方，组织者也应做好大量参会者临时报名的准备。
不过，调查也反映到，参会者拖延报名时间虽常被活动组织者视为需克服的难题，但其实从收益的角度来看，晚报名相对于早报名反而更好，因为晚报名者往往更愿意在各种附加项目上花钱，像是报名参加更多分会、观看网络回放、参加社交活动等。
使窗口期报名率最大化 可采多项策略
因此，该报告建议，会展活动组织者可针对活动前31到60天的窗口期使报名率最大化，以在提高收益与减少晚报名造成的麻烦之间取得良好平衡。
要做到这一点，在营销上，不要过早开放报名，而是把营销攻势留到离活动开幕日期较近的时候再发动。同时，也可针对这个窗口期提供独家特权和服务（像是与演讲嘉宾和VIP交流的机会等），并以营造紧迫性或是通过一些定价策略，来推动潜在参会者在期限内报名。此外，也应将报名流程简化，尽可能让目标参会者顺利报名。活动的筹备方面，应参考过往活动数据并分析参会者类型，以此预估其报名时间，并做好额外设备、客房、场地和人力等方面的准备，避免最后面临资源不足的窘况。
最后，报告也建议，要减少参会者报名太晚给活动带来的风险，组织者不应把手上数据守得过紧，而应主动和供应商及目的地旅游会展局共享，以让各方对于活动结果的预期有一定共识。有了更高的数据透明度和更良好的沟通，供应商的配合度也会更高，让活动办得更成功。
