企业商旅风险管理和信心树立应考量七大要素

线上模式已经成为当前有效开展业务的关键要素。然而,面对面的会议和商务旅行也有其必性,未来,线上会议和面对面商谈的适当结合势将是最有效的商业沟通方式。在疫情过渡时期,企业如何做好商旅风险管理和信心树立,专家认为,应该考量七大要素。

科领盛(Collinson)中国区总经理Vivien Deng女士

科领盛(Collinson)中国区总经理Vivien Deng女士表示,商务旅行正在逐步恢复,企业应当准备就绪,既要确保不错过商机,又要为员工带来安全感和保护,这样才能获得所需的商业回报。而为了确保在疫情时期仍能保持正常的运转,企业在审视现有的商旅风险管理方案时应考虑以下七大关键要素。

1. 必需行程的判断标准

过去通常由部门主管和差旅经理决定哪些商旅行程是必需的,而如今高管们也会参与其中。从最近几个月的旅行泡泡开放和断开中看到,情况可能会很快发生变化。商旅行程是否必需的判断标准需要多个人员的审批和多个层面的风险评估,其重心应从具体的审批流程转向出差员工的个人需求和健康安全。企业必须不断审核自身的差旅政策和管理方案,确保它们与不断变化的疫情安全风险、不同国家的旅行限制和边境关闭政策保持一致。

2. 以个人为主的风险评估

透过新冠疫情可以发现,每个人面临的旅行风险并不相同。不同目的地有着不同的风险等级,除此之外,企业在批准行程前必须认识到员工个人风险状况的重要性。个人风险的评估主要基于员工的身体健康状况,例如有无哮喘或糖尿病,但心理健康需求也是需要考量的因素之一。疫情当下,如果员工被外派到国外工作的话,很难或是不可能让其配偶和子女也一同前往国外,这就意味着被外派的员工可能得不到家属的支持。公司应根据这些个人需求提供定向支持,无论是需要咨询服务还是其他工具来支持他们的外派工作。与此同时的另一项挑战在于,企业必须在不违反工作场所隐私法的情况下了解员工的健康风险状况,这也是许多人求助于独立的医疗援助服务的原因所在。

3. 健全的应急方案

需要员工出差的企业一直需要应急响应计划,但是受新冠疫情影响,应急方案需要更加健全和详细。企业必须制定应急方案来应对空域或边境的意外关闭,并且无论在何种情境下,一旦出现突发情况,企业必需为地面支持和撤离安排做好充分的准备。事实上,由于情况很有可能在没有预警的前提下发生变化,企业不能再单纯地在批准行程的那一刻查看相关的关键数据。相反,他们需要一种方法来持续跟踪情况,需要通过管理大量的信息来了解任何特定时刻发生的情况,并绝对明确角色和责任,确保一切都在掌控之中。此外,随着情况的变化,企业还需快速、灵活地调整计划。

4. 所有行程接触点的安全防护

新冠疫情同样反映了整个商旅行程供应链对信息的需求。不仅仅是目的地存有安全风险,因此企业需要让出差员工知悉他们将得到全面的保护,从航空公司到出租车,再到酒店等地。企业应对员工的差旅安全保持持续的关注,向员工说明企业评估了所有这些接触点的安全性,并且对此展开持续的跟进,包括收集行程后的反馈等。毕竟,如果入住的酒店是根据其世界级的卫生标准运营的,但地面交通却使员工置于与其他乘客密切接触的风险中,那么旅行风险就没有得到妥善的管理。所有的决策都必须严谨细致,企业也应该做好准备,事先说明他们做出每一个决定的原因。

5. 将商旅风险管理外包给专业企业

随着新冠疫情的爆发,公司差旅的管理变得越来越复杂,公司内部的差旅经理和安全主管都要求获得更多的资源和支持。这些人员中大部分没有处理复杂医疗情况的经验,当然也缺少应对前所未有的全球疫情的经验,因此可以期待的是,越来越多的企业会将这类业务外包给旅行风险管理(TRM)供应商。除了安全性外,TRM供应商还拥有内部专门的医疗专家,能够为企业的商旅需求提供全方位的支持,或帮助企业满足一两个关键要素。合适的外部合作伙伴可以提供模块化的方法,为企业提供量身定制而非一刀切的管理方案。

6. 通过“胡萝卜”激励方法鼓励员工遵从公司安排

长期以来,遵从公司安排一直是旅行风险管理政策的一大挑战。当员工不通过公司内部渠道预订(机票/住宿等)时,沟通应急方案、检查员工的健康状况以及出现问题时的安全保障就变得难以开展。受疫情影响,企业要求员工遵从公司安排将变得更加必不可少。但幸运的是,员工们也更深刻地意识到在旅途中保持安全的重要性。“胡萝卜”(福利激励)方法比“棍棒”(强制要求)方法更有效——企业可以提供相关的差旅福利,鼓励出差员工通过内部渠道预定。例如,休息室是远离人群的休息佳地,因此高级休息室的使用需求比以往更多。提供高级休息室的差旅政策不仅有助于促使员工按公司规定行事,而且会让他们在整个旅程中感受到安全和妥善的照顾。

7. 信息传达

根据科领盛在疫情爆发前展开的一项调查显示,虽然一半的商务旅客表示他们的雇主为他们提供了医疗和安全援助,但51%的人不知道这意味着什么或能提供什么。现在正是向员工传达信息的重要时刻,企业应该让员工知悉其差旅政策包含哪些内容,员工可以获得哪些帮助,如何方便地获得支持,因疫情产生了的哪些动态更新,以及公司差旅政策的意义所在等等。企业必须表现出他们对安全防护的承诺,同时也要为员工带来未来商旅安全的信心。纵观全局,想要展现公司如何以恰当的方式开展商旅管理工作,向员工传达信息是一个必不可少的要素。

未来,能够率先实施恰当的商旅风险管理的企业将处于最有利的位置,这些企业将能以安全、自信的姿态尽快恢复商务旅行,这不仅有助于确保企业员工得到保护,还会让企业在竞争中更具优势,同时也有助于促进更广泛的旅游复苏。

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