（张广文/ 采访报道）在与新冠肺炎疫情共处的大环境下，当差旅恢复之际，到底要如何准备差旅计划？专家认为，现在差旅计划的管理，重点在“被允许的旅行”，并需要经历四大步骤，以针对新常态进行适当的调整。
Expedia旗下差旅管理公司Egencia的客户管理高级总监Teresa Matheson表示，现阶段能否出差已经不是公司同意就行。现在管理差旅计划，重点在“被允许的旅行”，不但要包括公司的批准与信心、纳入差旅者的信心与相关支持措施，还要出发地与目的地政府的准许，像是满足出入境要求、配合隔离政策状态等，也就是说，公司、出差者与政府的同意与可行，三者缺一不可。
接下来，“被允许的旅行”将取代“必要的旅行”，成为商务差旅新常态，同时，差旅计划管理也将针对公司现阶段要面对的全新风险和责任进行调整，经历四大步骤，分别为：定义出全新目标、分析整体表现、更新差旅政策，以及确定差旅计划的优先事项。
当中，定义出全新目标，包括了风险管理技术、风险管理支持、支出和储蓄、覆盖范围、可持续性。而注意义务非常重要，公司最好有灵活的科技，可以追踪所有员工过去30天的行踪，同时可以在任何地方都能与员工取的联系。同时，公司也可以和专业公司合作，为出差者提供完善的紧急医疗保障和交通危机应对机制。现阶段更是和提倡绿色的供应商达成合作的最佳机会，以为公司未来铺路。
从分析整体表现来看，应该聚焦五项重点，包括政策与合规性、采用与否程度、政策绩效、评估支出，以及对差旅计划进行基准测试，使出差费用能够达到最大化价值。差旅政策要更支持安全的旅行，降低出差者所可能要面对的风险，同时，针对预算给予清晰的定义，而出差者应该透过公司规定的采购窗口进行预定，以提升出行透明度。
在更新差旅政策上，首先要确保差旅政策被采用，再者可以因人而异与因地制宜的进行调整，除了纳入灵活的取消政策、改善与加强内部批准流程，也可以针对航空、住宿、铁路，以及旅程中的事项，给予建议，降低出差者的风险。
就确定差旅计划的优先事项而言，一要战略性的使用差旅，可以为每一趟旅程都定义ROI，让每一次出行都带给公司一定的好处。二要更新政策以支持自己全新的目标；三则鼓励差旅者预定建议的供应商，以最大程度降低风险。
Collinson科领盛中国区总经理邓丽芳提醒到，商务旅行者期待雇主和旅行社为差旅安全提供保障，并明确保障内容和时间。根据 Collinson科领盛最近展开的调研显示，虽然受访的商务旅行者中有一半表示雇主将提供医疗和安全援助，但51％的人不了解援助政策的具体内容是什么。同时，员工在与旅行援助服务公司签订协议后，仍对使用援助服务感到顾虑。如果身在异国不幸发生意外，只有五分之一的受访者对24/7全天候医疗和安全援助抱有信心。
基于此，公司必须明确援助服务的程序和责任范围，确保在满足员工需求的同时，保护企业合法权益。如果选择雇用旅行社经理或引入新的企业援助计划，不仅能做出正确决策，还能使雇主的权益受到保障。另外，雇主还需要优化为差旅员工提供的出行建议，例如，提醒员工留出额外时间进行机场安检，或如何使用全球医疗热线服务。
