线下会议和商务活动将面对四大重要改变

(张广文/ 采访报道)疫情与疫后线下会议和商务活动势必将有所不同,专家认为,四大重要改变值得注意,包括社交距离原则、技术、卫生认证,以及开放程度所带来的影响与变动。同时,客户在场所选择时,也将有四项全新考量点。

首先,必须关注社交安全距离的要求,疫后线下会议和商务活动的现场空间,将变得更加珍贵,迫使主办方要以全新角度重新规划日程和场地布局。同时,茶歇、午餐、晚餐和社交活动,都需要重新设计,以使人们之间的社交距离原则得以实践。避免接触的原则也将导致成本增加,活动接待量可能必须降至五成。其次,主办方将加大力度使用更多技术,以加快线下会议和商务活动中的必要流程。而且线下活动将不再对所有与会者开放。第三,市场将需要具有卫生认证的场地。第四,关注开放程度所带来的影响与变动。希望在疫后恢复线下会议的活动主办单位,将需要提高本身对与会人员、合作伙伴和员工的关怀职责,这将影响到场地和其他供应商的选择方式,以及活动的执行方式。

CWT会议与活动商业全球副总裁Ian Cummings表示,参会人员的安全一直是关键考虑因素,但由于当前的健康危机,未来需要对参会人员进行更严格审查。未来,具有最高健康和卫生认证水平的场所将是获胜的场所。但此要求不仅限于场所,为旅客安全投入最多的航空公司,将获得最高的信任度。相反,没有满足社交距离原则,对于旅客人流管控不佳的机场,未来可能导致主办方更改会议目的地。

在场地方面,可以透过会议设计、定价审查、空间布局和人流、技术注意事项,以及清洁要求来应对疫后市场。而市场上也将出现新服务和流程,并更加关注技术,以及可帮助客户计划安全返回活动的咨询服务。所有举办活动的场地都必须采取必要的步骤来获得某种形式的认可,因为如果主办方对场地的卫生标准不抱有信心,就不会选择在那帮客户预定场地。而在商务活动中越来越流行的独特场所,也将需要确保遵守新的健康和安全标准以及认证。另外,活动供应链中的其他参与者,例如搭台布置等生产公司,也需要做出同样的努力,确保他们的设备已消毒,且服务人员是健康的。

而客户在选择场所时,将有四大关注重点:清洁和卫生过程、新防疫措施可能会长久保留、疫后场地卫生认证,以及合同中要展现同理心和灵活性。Pico Art国际私人有限公司综合营销解决方案总监Vincent Yap补充到,场地需要展示本身将采取的增强措施,才有更大的机会吸引活动组织者选择。此外,虽然目前对展位的建设没有“特定的认证”可以获取,但对于可重复使用的展位结构,已经有公司可以演示其清洁过程。而组织者应该处理与会者的联系跟踪,因为这关系到保险与公共责任。

ACCOR亚太区销售副总裁Kerry Healy指出,由于认识到健康和卫生认证将在未来的旅游和活动决策过程中发挥关键作用,雅高已在其所有场所实施增强的卫生规程,并建立了ALLSAFE清洁度标签,以使客人和顾客放心。同时,还进一步提供了免费的AXA保险,让在场客人感到不适时,能获得远程医疗服务,打造另一个层次的舒适感和保障,使客人在酒店中感到安全。

整体来看,商务活动的复苏阶段,最可能在今年第三与第四季度看到明显恢复态势,当然,一开始预计仅有小型会议举行,而且多半是本地会议,只有到2021年或取消大多数的旅行禁令时,才可能发生500人以上的大型活动。而且跨境旅行者的强制隔离措施,将增加“参与成本”并影响活动出席率。恢复将在不同地方以不一样的速度推进,目前中国、亚洲、澳大利亚都处于复苏领先地位。

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