(钟韵/编译报道) 根据2019年IACC未来会议室的报告显示，当今产业的机遇和挑战与前几年大体相同。无论是参会者还是组织者的年轻一代，在这个行业的分量都在加重，并正对商务活动产业的发展和扩张做出重大贡献。与此同时，组织者不断被要求花更少的钱、做更多的事情。预算总体上保持平稳，然而与此同时，独特体验、先进科技和更高质餐饮的需求，却达到了前所未有的高度。因此，那些安排会议活动的人员对于场馆及其他要素是否能提供具影响力的体验和丰厚的投资回报，评估更为审慎。
根据美国运通2019年全球会议和活动预测，「在经济大萧条开始的十年之后，会议行业正逐渐进入一种新常态。我们的全球调查显示，许多地区的会议组织者都在为更多参会者策划时间更长、数量更多的会议。无论地区或会议类型，这个成熟行业对会议数量、会议时长和参会者数量，都有增长预期。」
而从来自五大洲的250名会议组织者的见解中，可以看出未来会议环境中，市场对场馆的主要需求有哪些趋势，同时点出场馆须面对的几个问题：
- 会议的目的和目标随着时间的推移，有何变化？
- 永续性措施将在哪些领域发展，并改变我们举办活动的方式？
- 什麽是理想的会议空间？其随时间有何变化？
- 包括未来几年的网路安全需求在内，什麽科技最为关键？
- 各家场馆是否回应了餐饮产品品质提升的需求？
此趋势分析在不断变化的时代，通过洞察会议组织者和参会者的挑战及未来需求，可为会议场馆提供借鉴。
达成会议目的
2019研究报告可概括为「变化越多，就越保持不变」。全行业预算收紧的新世代在科技、需求和动机方面的变化和进步持续直接影响着目的和目标，以及这些目的和目标的实现方式。如同前几年，专业会议组织者最终都面临着创造难忘体验的压力。儘管驱动力基本保持不变，但实现目标的工具和科技都在不断发展。2019 IACC 未来会议室报告显示，为使体验难忘，组织者们正通过各种方法为参会者创造个性化体验。这包括：
- 为促进教育、协作和交流，不断调整空间设施
- 以引人入胜的方式设计内容
- 适应：不断变化的科技依赖性、网路安全提升背景下的变化、包括会议和休息时间在内之开会形式的变化、通过提供对买方和参会者的挑战和未来需求的洞察而进行的变化
从活动和启发大使、科技实施者兼专家到美食评论者，持续不断打造更好的活动体验，意味安排活动体验的人必须扮演多重角色。在参会者努力追求与日常生活不同环境的情况下，组织者的任务就是打造回忆及让人焕然一新的体验，并在过程中于其个人生活和专业技能方面都持续进步。为此，2019 IACC未来会议室报告为场馆方提供了洞察结果和指引，使其能够更好地为客户服务。
今年的报告有几个关键结果：
- 既是参会者又是组织者的年轻一代对活动中每一个要素的影响力正日益加大。研究表明，与经验较丰富、较成熟的一代人相比，此群体寻求更多的感官刺激，且注意力集中时长较短。组织者们正通过使会议更短、更具互动性、使用新科技来适应此现象。同时，会议组织者也警告，不能将所有参会者一视同仁，因为他们每一位都希望被视为单一个体，而非仅为消费群。
- 更重视合乎道德和永续性的措施。组织者对于会议和活动在环境和社会方面产生什麽样的影响，理解越来越深刻，并希望场馆能降低此类影响。食物浪费是组织者寻求改进之例。
- 使用新科技至关重要，但不能以参会者网路安全为代价。因此，组织者只会採用真正有助于实现最终目的和目标的相关科技。如果活动可以在安全的情况下使用到更多科技，且能因此而释放更多人力资源，那麽组织者会愿意将科技需求外包给场馆。
- 由于创意体验的需求上升，组织者开始考虑规模更小、更精緻的场馆，而不是只去用大型品牌。为了保持竞争力，品牌场馆必须证明它们能够提供，在组织者看来只有专家会议专业场馆才有的灵活性和创造力。
- 在会议室设计方面，灵活性继续佔据主导地位。不过，场地的位置和通达性几乎同等重要。
- 餐饮方面，需求正在断变化。虽然组织者相信场馆在提前告知的情况下能满足客人量身定制的需求，但他们会更倾向于选择能发挥餐饮创意（包括使用本地食材）、有厨馀管理或减少计划、能为食材限制和食材过敏客人提供灵活解决方案的场馆。
- 场馆的选择，最终是基于场馆的全面设施和服务来进行决策。随着会议活动的複杂度进一步提升，其所涉元素也会更加多元。场馆跟着会议组织者需求和目标的脚步走，非常重要。
会议的演变 不再是父母辈的会议
下一代的影响是今年IACC研究的重要主题。与过往显著不同的是，年轻一代正日益影响和驱动会议活动对体验性的需求。年轻一代期望刺激不断，因此会议形式需要通过加强互动性、剪短时长、提高协作性来反映这一点。
处理和重构信息
2017年的一项发现是，会议室裡，视觉刺激很重要。以图画形式记录想法与讨论过程即为成功案例。让一位艺术家在房间角落裡画出会议过程，让参会者可以直观地参考讨论过程是方法之一。根据Ink Factory的一份报告，当学员开始使用视觉笔记时，参会者便不再仅是複述信息，而是会用他们自己的个人语言来处理和重构信息，这有助于大脑更好地把信息保留。
虽然调查结果支持总体趋势，但个人偏好的重要性也不可忽略。根据Selligent Marketing Cloud的一项调查，74%的消费者希望公司将他们视为个体，而不是消费者细分市场一员（如「千禧一代」或「郊区母亲」）。
因此，在未来几年，举办活动时不能把参会者视为「某个群体」。人们希望感受到个人价值，且活动好要满足他们个人的需求和偏好。一位受访者称，「如今，需求都围绕着对个人的关注和深刻的品牌体验。五年前，品牌是重点，参会者只是随波逐流；但现在，焦点在于参会者体验、参会者参与度及他们与品牌之间产生的共鸣。」
位置和通达性高度重要
2019年IACC报告的一个新结果显示，35%的受访者认为位置和通达性的重要性将越来越高。这与会议组织者被要求花更少钱、做更多事同时打造难忘体验的趋势相一致。
「体验创造」已在市场扎根
体验的打造需要利用全方位的会议策划方法。如今年的调查结果所示，要塑造出无形的「精神」，会议活动的科技、餐饮和设备元素必须独特。创造会议「体验」的重要性将会持续攀升。
由于关注时长下降、期望值上升，当今参会者寻求的是震撼人心的难忘体验。会议组织者的角色因此相应转型。今年，85%的会议组织者回馈道，会议筹画的过程中，体验打造的占比上升，较2016年增加了10%。自本报告推出以来，此趋势连年增长。证据进一步显示，此趋势很大程度上仍受新生代的期望和需求所推动。80%的受访者表示，下一代人更重视会议活动的整体「体验」，仅次于他们对于使用更多新科技的期望。
依重要性排列，会议组织者表示，新一代参会者希望或正在以如下方式影响会议：
1. 加强新科技的使用（尤其是智慧手机）
2. 更强调会议活动的整体「体验」
3. 较短的注意力跨度使得他们需要更多的互动、协作、刺激等。
4. 较短、较快的会议取代了长时间的文稿演示
5. 更注重创意
组织者在关键要素上寻求外包
随着期望值上升、资源却基本保持不变，会议组织者正寻求有效减少工作量的方法，并越来越愿意让别人分担他们的角色和责任。超过50%的人表示愿意外包以下要素：
- 活动科技（2017年报告中未调查，但在2019年超过了场外活动安排）
- 场外活动安排
- 使用数字媒体（即视频流、社交媒体）
近期可能崛起的新科技
2016年的调查报告最初询问了会议组织者：自然光更重要，抑或更清晰的萤幕视图更重要？2017年，54%的会议组织者选择了自然光，较2016年上升了17%。然而，这股潮流似乎在2019年出现逆转。即使要以自然光为代价，萤幕清晰还是更重要。不过，这两者并不一定非要相斥。良好的设计，特别是用直视平板显示器代替投影科技，能使两个目标都得以实现。
etc.venues场馆集团设计主管弗兰克·罗塞洛(Frank Rosello)说道，「充足的自然光非常重要，但清楚看到显示器和萤幕也是如此。如果空间设计得好，那麽这两者就不会有衝突。参会者不必在两者之间做选择。」
食品和饮料
Thrive Meetings公司及《You@Work》合着者Tracy Stuckrath认为，人们对营养成分信息的瞭解普遍越来越重视。「随着越来越多人在家裡阅读食品标籤，他们在外用餐时也会想要知道相关信息。随着欧盟提出对过敏原标籤的要求、美国提出功能表提供营养信息的要求，会议空间之外的人们对于餐饮信息越来越有求知欲。在会议活动之中同样透明化地提供相关信息，绝对是好的。」
随着受访者日益将餐饮融于整体体验之打造，场馆方必须继续做出相应调整，比如提供更具创意（即本地食材）的产品、减少食物浪费、灵活处理参会者食材限制或食材过敏的要求，等等。
<大脑盒子> 讲究新颖的体验
IACC会员etc.venues场馆集团以如下新概念满足会议组织者需求：
- 市中心空间裡提供新颖的都会、创意、独特体验。
- 含大自然、装饰性照明和玻璃牆元素的现代独立协作空间。
- 提供宽敞创造性学习环境的体验室
- 供参会者互动、相互启发和协作的中央公共枢纽，内有营造家庭气氛的再生木材餐桌和作为余兴的复古古玩。
- 模拟交流和协作的一系列棋盘游戏
- 全天供应咖啡厅风格的茶和咖啡、甜品和咸食，提供涵盖一系列美味自製食品的营养家庭风格早餐、水果冰沙、调味水饮料和果汁，以及由自家大厨现场製作的美味两道式「健脑」午餐。
大品牌场地对会议的影响
虽然选择大品牌似乎更保险，但会议组织者在预订活动之前会仔细评估场地的标准和能力，并考虑大品牌场地能如何帮助或阻碍到难忘体验的打造。今年的调查显示，组织者对于主要酒店或场地品牌的看法各不相同。55%的受访者（近于2017年）表示，大型酒店或场地品牌的会议产品和服务标准让人更感安心和信心。但这也显示，有相当大比例的受访者对此并不认同。
当问及他们认为大品牌场地（如希尔顿、万豪、凯悦等）如何影响到会议活动要素时，专业会议组织者表示，总体而言，品牌场馆对于餐饮品质、会议空间设计、科技等方面的影响是正面的。但在创造力方面，超过50%的受访者认为大品牌与否影响不大。要在体验创造方面展现竞争力，品牌场地必须证明自己对于创造力能产生好的影响。
大品牌场馆使用率下降
会议组织者似乎注意到了品牌场馆之创造力及体验打造潜在影响力的缺乏。47%的会议组织者表示，他们的活动在大品牌酒店举办。该比例明显低于2017年的62%。一位受访者说道，这可归因于：「会议团体希望有更多人际交流、社交活动及分会议的空间，而酒店却希望提供更少的空间，使会议更紧凑。」
与此同时，组织者似乎转向独立场馆，如会议中心或专注于会议和培训的场地。许多行业报告指出，小型会议的组织者开始倾向使用更具精巧、家庭风格环境的场地。
使用大品牌酒店的组织者从2017年的61.9%减少到2019年的47%，是相当显著的行为转变。能为酒店多功能厅提供替代方案的、专注于优质都市会议的日间活动场地的不断发展，极有可能是背后原因之一。此外，独立场馆和小团体场馆为会议提供创意元素的能力，也可能是影响因素。
你的梦想场地是什麽？
当被要求用五个词来描述他们理想的会议场地具体特徵时，今年的结果与往年几乎没有什麽不同。在描述理想会场时，会议专业人员最常提到的是以下几个词：
1、开放性
2、灵活性
3、明亮
4、有趣
5、科技设备齐全
与前几年相比，最显著的差异在于，人们希望空间设施能够培养有助于创造难忘体验的「乐趣」感。与其他调查结果一致的是，从科技角度来看，会议场地科技设施齐全的需求也很高。
Steelcase活动体验公司Jennifer Vander Molen认为，关于场地空间，应自问几个问题。「我们的研究显示，关于场地空间（特别是人们要于活动中工作的会议场地）应提出五个关键问题。这些问题是：
- 空间舒服吗？
- 我能在必要时集中注意力吗？
- 我是否既有个人空间，又能取得我需要的东西，比如电源？
- 我是否感到安全、放鬆？
- 任务能达成吗？
「这些需求的满足，与活动参与者的参与度、生产力和舒适度有直接关係」。
会议组织者最有可能使用的是佈局更灵活的平层会议室，或提供类似于起居室休閒座位的场地。礼堂、分层会议室或演讲厅不受组织者的青睐。
MPI协会Jessie States说道：「社交性学习在教育内容传达的设计中，所起到的作用越来越大。成年学习者会从同龄人的经验和知识中瞭解大局，因此专业会议组织者要找的是能説明他们以有机方式激发分享行为的活动场地。」
据一位美国的会议组织者表示，「有些会议团体青睐的空间设置类型正在转变。有些从U形设置变成新月形，因为他们觉得互动性更高。以合理成本内置投影仪的会议空间是很有吸引力的，因为这样会议组织者无需拖拽自己的设备，便能使用到更专业的设施。」
会议室外的社交空间和逗留效应
会议活动中设置休息区，能促进Steelcase所谓的「逗留效应」：参会者在议程结束后很长一段时间，仍会在这些舒适的环境中持续探讨有趣话题、共用信息和进行意义深刻的对谈。这证明了，参会者在这些空间中能体验到良好的情感交流。
未来，高质互联网服务的重要性将优于户外会议场地。当被问及他们对于「未来五年高质互联网将变得更重要」这句话的认同度时（1分=强烈反对，10分=强烈同意），会议组织者给出的平均评分是9.3，高于2017年的8.9分。
有些场馆反映，小型分会议室正被没有牆壁和门的共用工作空间所取代。参会者不喜欢小空间将其与其他工作空间隔绝的感觉。
交流和联谊
专业会议组织者一如既往地认为参会者教育和社交的重要性正在攀升。这两个趋势将是衡量投资回报率的基础，支持关键决策者为体验活动项目拨款。领先会议组织者协会MPI开发了一个衡量学习和社交投资回报率的公式；如今许多企业都找到了以独特方式衡量曾被认为无法量化之商业价值的方法。
互动、教育与沟通
为在会议中保持精神集中及与会议内容进行互动，科技进一步发展的需求超越以往。这在很大程度上是由越来越精通科技的参会者所驱动。会议组织者一直在寻找更多能促进参会者互动、教育和参与度的科技方案，且此需求并无衰退迹象。
混合型活动有可能阻挠会议推进
总体而言，科技的使用通常有助于会议内的交流和总体流程的推进。唯一的例外是让远端参会者加入会议的科技。使用后，11%的受访者表示，这阻碍了彼此间的沟通，显示组织者对于混合型活动所带来的挑战感受，越来越大。
etc.venues场馆集团表示，会议组织者越来越渴望为参会者创造沉浸式品牌体验。大型视频牆、反映品牌企业色彩的RGB照明以及牆壁甚至地板，都在利用图像强化客户的企业形象。亚当·辛普森(Adam Simpson)说，「对于规模较大的会议来说，这正成为选择场馆的关键要素。我们自己的品牌较隐晦。毕竟，我们的空间是用来打造客户品牌的，而不是拿来打造我们自己的品牌。」
虚拟实境之旅接受度提高
让组织者能以更少资源做更多事情的科技，採用率越来越高。例如，当被问及是否愿意用虚拟旅游代替现场实地考察时，22%的受访者表示他们已经或者愿意这麽做。32%的人不确定，但总的来说，採用虚拟旅游可以大幅节省时间和金钱。多数人已经或愿意使用这种对环境有益的方法，令人振奋。
开发虚拟实境场馆旅游的先驱公司All Seated姗迪·哈默(Sandy Hammer)对虚拟实境评估场馆的适用性持乐观态度，而且，虚拟实境使用率将显著提高的想法，也受虚拟实境销售的跨产业出色表现所支援。「2018年，虚拟实境（VR）硬体实际上超过了去年乐观的销售预期。研究公司SuperData Research报告称，2018年虚拟实境年收入达到36亿美元，高于2018年预测的33亿美元。此外，82%使用AR/VR的公司指出，其收益超出了预期。」
etc.venues场馆集团表示其正加强採用「虚拟实境旅游」。亚当·辛普森说，「会议组织者都很忙，现场勘查也很费时。虽然组织者仍想实地看到现场空间，但他们不再觉得有必要邀请主要利益相关者另外进行访问，因为他们使用虚拟实境之旅就能说服客户。」
虚拟与增强现实
约38%的组织者认为，为适应需要用到虚拟和增强现实科技才能完成的工作任务，未来五年，互联网频宽将越来越重要。虽然组织者明白AR或VR有何潜力，但他们关于如何使用这些科技，仍有相当大的不确定性。如一位受访者所言，「我希望能在我组织的会议中使用虚拟实境或增强现实科技，但除非成本变得更合理，不然我不确定怎麽做得到。」
随着会议组织者未来持续使用新科技，关于哪些科技应该投资，两个关键问题至关重要。
1、我们希望为参会者解决哪些问题？
2、这如何助力会议目标实现？
