协会从买家角度来选择目的地

随着收入的增长，越来越多国际大会选择在全世界各地举行。了解城市如何被国际组织选择、成为大会目的地，非常重要。到底身为买家的协会，都是如何选择目的地？而在选择流程中，往往又是经历哪些步骤？

在国际会议市场上，国际抗癫痫联盟会议国际总监Richard Holmes指出，买卖双方常在寻找适合自己的伙伴。卖方包括了旅游局、会议局、会议中心、拥有会议场地的酒店、专业大会组织、目的地管理公司、协会管理公司、旅行社等。而买家就是企业团体、政府会议、行业协会、医疗会议、文化/艺术/遗产，以及世界组织，如联合国、世界卫生组织等。   另外，卖家用的营销工具往往包括：大使计划(倡导者)、客户咨询委员会、行业展览(曼谷ITCMA、巴塞隆纳IBTM、法兰克福IMEX、拉斯韦加斯AMEX

等)、相关协会客户工作坊，以及相关协会数据库。卖家要争取的市场，代表着25,000场全球会议，参与人数从100至3万人不等，包括国际医药大会、行业展览、政府会议、企业部门等。

前期准备

每个协会都有自己选择目的地的要求，流程中往往讲究微调。以国际抗癫痫联盟为例：

第一步，协会会针对全球所有地方分会发出一个邀请，或是在区域大会的状态下，针对区域内的协会发出邀请，以吸引他们提交标书。也就是说，在大会市场上，国际委员会会直接联系地方委员会，而地方委员会会联系科学组织委员会，然后，科学组织委员会会联系地方的专业大会组织，由专业大会组织协调所有的细节，包括：酒店、旅游、赞助商、代表、会议局、大会中心，以及餐厅、花卉公司、公关代理商、零售商、航空公司、办公用品、软件公司、在线网站公司、设计师、打印师，以及公关代理商中的办公用品、娱乐项目和主持人事宜，还有大会中心的视听、展览、外烩、布置公司、设计师、打印师等。

第二步，核心的专业大会组织会准备一个简短的目的地清单，让董事会可以考虑。因此，在大会市场上，工作分派有了改变，地方委员会会联系国际委员会，国际委员会则会再联系科学组织委员会，然后科学组织委员会负责联系核心专业大会组织，核心专业组织会再联系地方的专业大会组织。其中，核心专业组织负责赞助商、代表、会议局、大会中心，以及相关的航空公司、软件公司、在线网站公司、设计师、打印师，还有大会中心的视听、展览、外烩、布置公司、设计师、打印师等。而地方专业大会组织，则负责酒店、旅游，以及相关的航空公司、零售商、公关公司、餐厅、花卉公司，以及公关公司的办公用品、娱乐和主持人事宜。

第三步，就轮到国际委员会内部协会员工了。地方委员会会直接联系科学组织委员会，而科学组织委员会已经和国际委员会内部协会员工进行了部分融合，国际委员会内部协会员工负责赞助商、代表、会议局、大会中心，以及相关的航空公司、软件公司、在线网站公司、设计师、打印师，还有大会中心的视听、展览、外烩、布置公司、设计师、打印师等。而地方专业大会组织，依然负责酒店、旅游，以及相关的航空公司、零售商、公关公司、餐厅、花卉公司，以及公关公司的办公用品、娱乐和主持人事宜。

挑选配对

其实，在选择目的地的流程中，有可能要经历一个挑选与配对的长期过程，有些协会甚至要五年以上才能做决定。以国际抗癫痫联盟为例，选择流程包括六部分，也就是发出邀请、只有有兴趣的会表现出来、初步询问启动、2~3个目的地被列入简单清单作为可能的获选者、协会举行现场考察实际走访简单清单上的国家，接着选择流程会只剩下前两个目的地，一旦协会进行了回顾，委员会就会做出最终决定，下一次的大会目的地也就确定了。

整体来看，选择目的地的条件要素不外乎人、场地、安全和成本。在选择城市方面，城市的聚集力，或是对代表们的吸引力很重要。而文化元素不可少，每当协会遇到要举行周年庆时，就会选择对自己有意义的目的地，这通常表示协会在哪里成立，就会回到哪里举行大会。

另外，当地委员会的强弱，也会影响城市是否被选。在当地城市或是国家中，有特别优秀的中心或是重要的意见领袖，或是在特定区域中缺乏某领域的发展，都有可能是协会选择目城市的关键。而城市支持的力度、签证、安全、酒店承接能力和价格、城市形象、大会数据的海关清关事宜，以及协会大会会员的反馈与报告等，也都有影响力。

实地考察

接下来，有三步骤。一为安排现场考察，可以自行考察，也可以和会议局的人一起考察。第二则为和会议局的人见面。第三要拜访会议中心，同时，拜访当地三家三至四星级酒店。

在和会议局的人碰头时要注意：城市有没有会议局？会议局的优势在哪？会议局有没有针对大会制定出营销预算？是否可达成商业的合作伙伴关系？是否可以全部由政府提供资金，还是要安排公共部门与私营部门之间的合作？另一方面，也需要问会议局：是否赞助国际组织委员会第一次到访会面期间的旅行、住宿、会议场地、餐饮等费用？是否赞助开幕仪式和招待会？可以安排免费旅行证件给代表们使用公共交通？对于观光景点是否提供门票？是否赞助主讲者的旅游费用？是否提供营销和推广预算？

而在选择场地上，找一个专为大会打造的会议中心，内含WIFI、内部运输设施，以及内部保全，是首要任务。接着要熟悉场地的易达性，如其与机场、市中心和主要大会酒店的距离，以及公共交通是否方便抵达，周边交通状况。另外，要提前获得详细的信息，并事前熟悉必要的细节成本。而最合适的日期、良好的标示、方便的楼层规划，以及外烩等，也都是选择场地前要考虑的条件。当中，还包括是否有方便的楼层规划，包括分会场地的数量和大小、展览空间和海报区域等。

另外，在制定成本时，国际组织需要准备预算。有些大城市的酒店还没有准备好提供价格。如果会议中心或酒店没有准备好要提供价格，协会可以与当地会议局商量。如果会议局帮不上忙，组织者就该建议董事会，将此目的地在考虑名单上移除。

此外，指派一个当地旅行社时，应该考虑目的地管理公司/专业大会组织、住宿、社交活动、旅游、交通、接待人员、当地需求，如餐厅、打印机构、花店等。而在与代理商交涉时，要聚焦于共享的佣金，以及特定数量免费的酒店客房，提供讲者、委员会和员工使用。

一旦董事会做出了最终决定，合约就必须被制定。很多大会中心通常都有自己标准的合作协议。如果对合约不满意，就不要签约。在签约前，应该可以做变动，把自己不喜欢的项目划掉，并且加入自己想要添加的项目。在处理合约时，一定要找一位当地律师参与，尤其是对合约法条拥有丰富经验的人，如此才能针对协议提供建议。

沟通推广

要记得的是，不管大会组织的多好，没有代表出席，活动就不能算成功。这也就是为什么良好的沟通和强劲的推广计划对于大会的成功来说，非常重要。

就大使计划(倡导者)而言，他/她是否被董事会认识？他/她是否为一个国际意见领袖与演讲者？他/她是否参加年度会议？他/她是否热情、太热情或是不积极？而就客户咨询委员会而言，必须由以前的客户、未来潜在的客户，以及当地意见领袖或是大使组成。另外，就行业展览而言，一定要调查，也就是在与客户见面时，先检查客户的要求。再者，可以询问客户请其事前提供「愿望清单」。其他营销计划还包括：客户工作坊、数据库、营销顾问、接待现场考察活动、举行考察活动。

合规要求

以国际抗癫痫联盟为例，会来参加大会的人包括了：癫痫病研究者、神经科医生、神经外科医生、神经心理学家、心理学家、社会工作者、护士、医学院学生等。谁又会帮来参与大会的代表们付钱？截至最近，高达70%的代表们是被一家制药公司赞助。但在过去两次大会中，只有25%的代表被赞助，剩下的75%都是自己付钱。会发生这样变化的原因，是因为有了一些改变。法规管制制药公司参与大会，并且影响场地的选择。监管机构方面，拥有实务守则的行业监管机构众多，包括：制药商协会国际联合会(IFPMA)、欧洲制药工业协会联合会(EFPIA)、Eucomed医药设备组织、国家协会，如泰国药物研究和制造商协会等。在立法方面，则有美国阳光法案、英国反贿赂法、法国透明法律。

就场地和酒店而言，所有的实务守则和相关法律都表明活动必须在一个合适的场地中举行。也就是说，场地必须不知名，也不奢华。不是夏天海滩度假胜地，或是冬季滑雪胜地。五星级的酒店或是奢华的酒店都被视为铺张，不应该采用。另一方面，饮品和餐食只应该在符合当地标准的情况下，合理和适当的被提供。公司不应该提供或是花钱安排娱乐或其他休闲和社交活动。

大会审查制度方面，每个协会都有自己的一套制度。例如，欧洲制药工业协会联合会有一道德清单，并会将所有活动事前与欧洲制药工业协会联合会的实务守则进行对照和评估。事前评估的结果，会跟道德列表一同贴上网络上，而且会根据守则以不同颜色展示文字。只要非绿色的文字出现，对欧洲制药工业协会联合会的会员来说，就是不能选择的项目。

又如，Eucomed医药设备组织有医疗技术道德，并会根据道德商务操作守则来检视教育大会的遵守程度。事前评估的结果一样会贴上医疗技术道德网站上，大会会被评断是否有符合，会员不能参与不符合的大会。

就信息披露规范而言，很多协会都有信息披露的相关规范。欧洲制药工业协会联合会的信息披露规范就要求要公布制药公司对卫生保健专业人士和卫生保健组织的转让价值。公司的每一个成员都必须记录并且公开披露转让价值，不管是直接或间接提供协会或是为了协会产生的好处。对大会而言，这代表了在公司网站上披露所有与大会相关的费用和赞助，如报名登记费用、赞助协议、旅行和住宿等。其实，法国透明法律已经要求法国公司必须将此信息公开披露。

规范与守则对大会的影响力非常大。公司往往都宁可小心行事，只要有疑问，就不冒险，因为风险太大。而且公司会向相关机构报告，代表也会向公司报告，在最糟糕的形况下，公司有可能被国家法律制裁，被控贿络的罪名。即使一个公司赢取了胜诉，打败了控诉，但是他们名誉也会受到相当大的影响。协会期待本身的大会被视为一个必需的活动，当中不会推广或是宣传大会的元素有陪伴人员的活动、旅游、大会晚宴等。

大会的场地也会被非常仔细地研究，场地必须详细的符合要求才行。以制药公司来说，不可以使用度假性质的综合度假村、不可以使用五星级酒店、不可以有伙伴支持。社交活动的安排也必须慎重考虑。由第三方组织的活动和会议，尤其需要事前评估行程、节目架构、场地、目的地、酒店、活动，以及陪伴者等。

其它考虑

在探讨选择目的地时，也应该想想：国际大会对接待城市的经济价值有哪些？例如，2003年在奥地利维亚纳举行的ESC大会就曾被经济与工商管理大学研究过。大会带来了经济和金融效应，包括7,000万欧元的消费、27,500位旅客，对国内生产总值贡献了8,060万欧元，税收达2,180万欧元，其中维也纳城市获得了410万欧元。而2014年在新加坡举行的第十届AOEC大会，也一样被证明带来了庞大的经济好处。

可以促成投标成功的额外元素，还包括政府支持，以及个人情感上的期望。因此可以充分利用大使们和客户咨询委员会，强调当地有利的相关情况。而且有些协会会将这次考虑过但是没有选上的城市，留到下一次推荐清单上。

Tips>>>选择目的地注意要点

1. 每当协会遇到要举行周年庆时，就会选择对自己有意义的目的地，这通常表示协会在哪里成立，就会回到哪里举行大会。
2. 如果会议中心或酒店没有准备好要提供价格，协会可以与当地会议局商量。如果会议局帮不上忙，组织者就该建议董事会，将此目的地在考虑 名单上移除。
3. 在处理合约时，一定要找一位当地律师参与，尤其是对合约法条拥有丰富经验的人，如此才能针对协议提供建议。
4. 规范与守则对大会的影响力非常大。公司往往都宁可小心行事，只要有疑问，就不冒险，因为风险太大。
5. 可以充分利用大使们和客户咨询委员会，强调当地有利的相关情况。而且有些协会会将这次考虑过但是没有选上的城市，留到下一次推荐清单上。