（钟韵/ 采访报道）在会议活动预算跟不上成本上升的情况下，会议组织者可从议程、时间和地点、餐饮等角度切入，在节省成本的同时使活动效益最大化。
在活动预算紧缩的情况下，会议组织者可以通过几种方式使活动效益最大化。专家建议，首先可从活动的结构和日程安排下手，因为活动邀请谁参会、时长多久、何种形式等，都会影响到活动的最终效益。因此，组织者一方面可考虑缩短议程或使议程精简化，另一方面也可减少参会者的人数，以在降低成本的同时也提高参会者的参与度。此外，若是以混合的形式举办活动，让少部分人亲自出席、其他人参加虚拟会议，则可同时降低差旅、住房和餐饮成本。
其次是时间和地点。此二者对于活动的氛围、出席人数和价格都会有影响，因此在采购过程开始之前了解潜在参会者的意向，可带来更好的结果，也可降低预算。参会者这一方面，除了通过问卷调查了解参会者想法之外，也可选择各参会者所能最高效到达的目的地为举办地，以减少参会者需在交通工具上面花的时间和费用，并安排非高峰时段（如周中和淡季），以降低成本，也让参会者更有机会把休闲行程结合到差旅行程当中。供应商方面，如果能在产品仍充足时提前签订合同，也能获得更好的价格，同时还可争取减免费用、额外提供服务等优惠条款，在参会者看不到的地方节省预算。另外，还可和当地旅游局或其他合作伙伴合作，通过争取本地特色活动、娱乐节目或赠品等赞助来提高活动的意义和价值。
再次是在餐饮方面发挥创意。会议组织者首先应计算好利用场地餐饮服务或是外烩服务的成本。接着还应和厨师沟通，以采购本地及季节性的产品为主，使菜品更新鲜、更便宜。此外，也要密切关注客人的数量与菜品的份量，以减少浪费、降低成本，但同时也应提供健康的菜品选项，以满足注重健康的参会者需求。
最后，在可持续性和企业社会责任方面，一方面可以供水站代替瓶装水，另一方面还可参加社区服务和慈善活动，比如召集参会者一同为本地学校服务，以在节约成本的同时也发挥活动的力量，回馈本地社区。
