混合活动兴起 实体会议须聚焦萤幕无法传递的微妙信息

(钟韵/ 采访报道)随着混合型活动趋势上升,实体活动是否还有未来?如果未来还将举办实体活动,如何保证参会人数?业者认为,实体会议应当利用独有优势,专注于基于人际互动的环节,来实现实体会议的存在必要性。而信息传播,则交给线上工具即可。

国际会议服务公司(International Conference Services)总裁兼合伙人及国际专业会议组织者协会(IAPCO)前任主席马蒂亚斯·波什(Mathias Posch)表示,「混合型活动」其实概念很广,任何同时用到线下、线上元素的活动都能称作混合型活动,这也绝对是未来趋势。然其据过去几周的经验总结,网络因既迅速、相对便宜又可让不同时区的人在不同时间选择看现场直播或回放,所以非常适于信息传播;相对于错过特定场次就永久失去吸收知识的机会或须再等数月才能参加的现场会议而言,网络系统确实在传播信息方面便捷得多。

不过,实体会议却有人际互动的独到优势。所以,未来实体会议一定要落实更多实践性培训、全融性互动、研讨会、专业论坛等基于个体之间互动的环节。他指出,信息传播靠线上工具就能完成,所以协会过去习惯的「一年一次四日大会」将会转而成为全年活动体验,内含网络会议系列、实体会议以及自将兴起的混合型会议要素(比如播放提前录制好的演讲)。

从会议组织者的角度,他补充,人人都在摸索之际,会议组织者不能预设立场,自作主张地帮客户铺路,而应与就会议目的和成果预期与客户深入讨论。在客户把钱花下去之前,要先想好哪些工具、哪些形式最适合且能帮助客户达到活动目标。

马蒂亚斯·波什强调,实体会议一定要以超越混合性会议为原则,也就是除了让参会者在一个大宴会厅里坐着听讲之外,还需有更多和他人互动的机会。这并非指举办晚宴或摆设签到处,而是说要打造容参会者合力完成任务、通过交流接收到许多荧幕上无法传达的微妙信息的有意义、有目的的会议场景,借着聚焦于人际互动价值,来实现实体会议的存在必要性。协会和会议组织者都需朝此方向协作、努力。

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