（张广文/ 采访报道）技术只是提高效率的工具，会议与展览的本质不会变。专业会议组织者要当客户的智库，提供贯穿会议全周期的服务，并能够从品牌的传播、整合营销的角度，提供高附加值的服务。而要避免线上会议成为简单的网络直播，专家建议，必须聚焦仪式感、场景化、沉浸式。
博悦咨询(北京)有限公司项目总监罗晓冬表示，疫情虽然对会议和展览行业冲击很大，但越是受冲击大的行业，越是证明了行业的不可替代性。会议就是人们聚在一起交流、讨论、获取信息、达成共识的一个重要手段。不管在任何社会与科技条件下，都不可或缺。而线上线下的融合为大势所趋，新冠肺炎疫情只是加速了这一进程，让更多行业加速转型线上的步伐。随着科技的进一步发展，智能手机、5G网络、人工智能、虚拟现实、微博微信抖音等炫酷的名词背后，其实是一个个创新的技术产品，并深深影响与改造了人类社会环境。
线上线下只是不同的工具，二者都具备独特价值。会议和展览身为信息与交流平台，核心价值永远不会改变，只是呈现的形式，在不断的与时俱进的演变和进化而已。因此，专业的会议组织者，要深入研究不同客户的需求，在深刻理解客户需求的基础之上，借助先进的技术手段，打造创新服务模式，帮助会议的主办方、赞助商、参会者、参展商等，实现多方共赢。
运用新科技满足与会者需求
当前，云展厅、云展会的概念已经不新鲜，买卖双方在线上要如何取得良好有效的沟通效果？如何保护参展商的知识产权？如何通过互连网一次满足参会观众使用手机或电脑的不同体验需求？很多会议主办方认为，线上会议，就是简单的网络直播，这是错误的观念。其实，线上会议几乎像是电视栏目的制作。例如，直播信号如果担心网络传输不稳定，当邀请海外嘉宾时，可以提前录制视频来解决问题。
然而，专业的会议组织者不能只当简单的搬运工。要知道，举办会议的一个非常重要目的，是要扩大会议主办方的影响力，除了会议期间的活动举办以外，前期的预热和后期的二次传播都很重要。前期要制造热点话题，吸引受众的关注，提前给活动造势。而会议的二次传播也需要再次充分展示活动的丰富内容，吸引业界和公众的注意力，进一步提升活动的知名度和影响力。
再者，专业的会议组织者要思考，参会者参加会议的原因。除了聆听大咖观点、增长见识，特别重要的是，要扩大人际的交往圈、展示自己，还要直接的拓展业务，促进交易，带回更多的业务线索。单纯的观看直播画面，包括直播间里非常简单的留言互动，远远无法满足参会者的需求。基于此，专业的会议组织者可以制作业务对接的小程序，好让参会者可以方便快捷的发布需求，寻找到上下游相关的合作伙伴，并发出沟通邀请，高效对接业务。
唯有掌握客户的需求和预算，考虑细致全面，才能提供性价比最优的解决方案，协调技术实施平台和各方资源，为会议的成功举办保驾护航。如果面对线上与线下同时进行的方式，还要兼顾网路的观众，以及到场来宾的不同需求。
解决线上会议局限 聚焦仪式感、场景化、沉浸式
线上的会议和线上展会是一个全新的物种，也是一个全新的场景化产品，拥有线下所不具备的优势，包括突破时间、地点，以及场地容纳等限制。不过，线上的会议也有自身的局限和短版，例如，参会者之间包括演讲者和参会者之间都不能获得实时的反馈互动。亲近感仍然会大打折扣，所有人都被分割在一块块的小屏幕背后，无法形成非常有感染力、凝聚力的氛围。同样的，在线的会议内容，如果一直都可以回看，也会失去稀缺性，让参会观众感觉无所谓，任何时候看都行。
为解决线上会议的局限，首先，专业的会议组织者要设置仪式感。线上和线下相比，最欠缺的就是仪式感，所有人都在屏幕外，身处不同环境，注意力非常容易被分散，无法全身心投入。设置仪式感，就是为了提高参会者的重视、认同及共鸣，让参与者迅速进入状态，融入会议，增强凝聚感。举例说明，线上会议的注册和签到环节，即使无法见面也不能省略，而且应该提前注册，需要让所有参会者，经由在线签到的方式，这样的一个动作，进入直播间。这是为了提醒参会者，要对会议提起重视。现在线签到的方式都有非常成熟的技术可以实现。再举一例，会议主持人的角色非常重要，不应该是简单的串场，要让观众感受到亲近感，好像在看着自己、对着自己说话。另外，背景音乐、各种串场的小短片等，对于仪式感也都很重要。有条件的话，还可以设置一些有仪式感的活动，包括：颁奖、领奖等，进行后有助于线下观众对会议的重视。
另一方面，线上比较欠缺线下会场所打造出来的全方位的氛围感，观众仅通过手机屏幕可以通过视觉观看与听觉聆听，一旦呈现方式单一，很容易让观众感到疲劳和乏味。因此，专业的会议组织者要聚焦场景化呈现，营造让参会者感同身受的场景。例如，演讲嘉宾的镜头感，最好提前进行专业指导。又如，演讲嘉宾的讲述方式，不管是语气、语调等语言表达方式，还是演讲稿的内容，都需要根据线上观众的观看特点，进行有针对性的调整。总之，一切的手段都是为了抓住眼球、提高感染力、提升观众的带入感。
最后，线上无法像线下面对面的用眼神交流，也没有肢体语言的交流，光凭留言区的刷屏，其实远远不够，需要更多的环节设置，让网友参与进来。基于此，专业的会议组织者必须打造沉浸式互动，激发参会者的参与热情和传播欲望，还要为演讲嘉宾提供有即时反馈的环境。互动方式很多，例如，为了让演讲嘉宾感到放松，更能有与人交流的真实感，直播间的现场不妨安排几个观众，那无论使用直播还是录播的形式，嘉宾的表现都会更加自然。又如，在直播之际，安排几种略为集中的分会场，这些环节通过导播切换画面，让参会者看到现在不光是自己一人，与此同时还有很多地点的参与者也在参与会议，如此的心理暗示也是非常有效，能够让观众感受到归属感。
