今年或无”面对面”活动 会议行业何去何从?

(张广文/ 采访报道)新冠肺炎疫情冲击全球各行各业,专家认为,疫情对会议产业的影响将非常长期,至少一年到18个月,且影响将比原本预期严重,今年很可能成为没有”面对面”活动的一年,在此严峻局势下,会议行业该何去何从?

Gaining Edge创始人Gary Grimmer指出,全球和中国一样都在遭受疫情的冲击,聚集人群的活动,不是取消就是延后,目的地也难以推广,会议组织者要确保未来生意稳定很困难。会议和展览一样,都以人为核心,人只有在两种情况才会重新旅游,一是出现疫苗,二是疫情结束,唯有人们恢复信心到世界各地旅游,会议行业才有办法正常运转。疫后,会议行业要面对很大风险,很可能举办活动却没人参加,而且只要还有地方关闭边境,或是有目的地不安全,会议产业就无法恢复。会议组织者要做好心理准备,迎接长期抗战,思考若是真的没有面对面活动,应该如何应对。

新冠疫情冲击使未来恢复期或成L型曲线发展

每当世界遭受重大危机,人们在讨论冲击期和恢复期走向的时候,不是用快速下降又迅猛上升的V型曲线,就是用骤降后停滞一阵子再激烈反弹的U型曲线,然而这次新冠肺炎疫情爆发,Gary Grimmer坦言,最被讨论的曲线,却是直线下滑然后再也不恢复的L型曲线。现在会议产业面对的最大问题,是看不到尽头,危机不知道何时可以解除。而行业的生意减少,会议组织者更要为一个竞争越发激烈的市场,做好准备工作。如果真的是L型走向,市场要恢复需要非常长的时间,全球经济、工作机会、各行各业也会大受影响,政府为稳固经济和刺激经济,将会比以往要花更多时间和精力。

同样的,ICCA亚太地区总监Noor Ahmad Hamid认为,会议行业受到影响难以预测,不确定因素多,即使中国下半年面对面活动陆续恢复,却可能面临邀请不到国际嘉宾的局面。以协会为例,大部分的国际协会都已经启动了生存模式。协会需要面对的现实状况是:生意、活动参与者会都会减少,市场竞争却加剧,未来需要促进会员交流,不然将流失更多会员。会议行业在疫情冲击下,每个人都需要调整,挖掘适合未来的全新策略。过去五年至十年的策略,或许已不适用,政府此时也将预算放在健康领域以抢救生命,因此,会议行业当务之急是,维持市场动能,汇聚所有人加强社群互动与凝聚力,让政​​府了解到行业的重要性,如此,当疫情过去,政府才会再次投入会议产业。

国际协会无法举办面对面活动,该如何应对?

而即使国际协会无法举行面对面活动,应该转透过各种方法推进沟通、多分享数据,并在线上提供培训课程和专家研讨会,让会员们能够相互学习、持续合作、增强能力,团结成为一体,为疫后的生意做好准备,重建适用于疫后的全新策略。行业一定要和政府不断沟通,扮演企业和政府之间的桥梁。可以预期的是,亚太市场将恢复最快,国际活动有望在亚太地区先行出现。

在中国市场方面,中国会议组织者尤其要重新思考本身的生意模式和战略可否继续运用,及如何为疫后重置与重建。疫后,中国市场将走在前面,只要新的生意模式和战略形成,势必将成为全世界学习的典范。以目前中国透过健康二维码管理疫情扩散的举措为例,此为一个国际市场值得学习的例子,接下来如何将此二维码也适用于到访中国的国际买家与国外代表,让所有参与会议的人都感到安全,以及被受照顾,是会议行业应该迈向的目标。

当线上会议成习惯 线下会议是否受到冲击?

当前协会已无法举办面对面的会议,要彼此竞争,又处于挣扎状态,想要为社区或是会员展现价值,唯有靠线上活动。然而,如果所有人都学会或习惯视讯会议,大家都在线上交流,疫后的MICE活动是否更加堪忧?酒店及展馆去那里找客源?

对此,Noor Ahmad Hamid回应到,不必过度担忧,线上仍有局限,不管是体验、即时翻译、网路快慢,都难以全面取代线下。协会还是青睐面对面聚会,让彼此之间没有隔阂,即使最好的科技,也会因为收讯问题,达不到最好的翻译和呈现效果,无法取代人在会议室直接聆听现场的优势。现在是不得不上线,生意模式被迫改变,所有企业都在学习如何运用科技,一旦状况改变,频繁的线上活动一定会逐步回到线下。

TTG Asia Media集团总编辑Karen Yue也表示,国际协会对于虚拟会议一直很反对,如今线下会议活动取消,疫情极大程度的刺激技术运用在协会之间的发展。协会在飞机停飞、旅游被禁止、活动被取消的情况下,不得不创新。她相信一旦危机解除,人们还是会选择出行。从中国开放黄山景区挤满人可以看到,人还是群聚动物。疫后,大家会更看到面对面会议的价值,发现与人有面对面见面的需要,即使虚拟会议还会继续存在,也无法替代面对面的活动。疼时,现在很多人在疫情期间无法见面,但透过线上建立了联系,此为疫后创造出更多机会,促成网友未来面对面的机会。

线上会议让跨国连线可行,但是网络和同声传译是痛点。疫情突然到来,线上发展急切开始,反而促进未来线下活动。面对面会议的一个重要功能是社交。线上让线下的见面质量更好,且线上终究只是权宜之计,不可能是唯一选项。线上使用的方式,最终会加持到线下的活动中,例如当前多了网上研讨会与线上展览活动,人们会评估投入和产出。在”0投入+小产出”和”大投入+大产出”两者之间选择,一定会选择后者。

展望未来

展望未来,Gary Grimmer认为,疫情改变很多企业的运作模式,包括数字化能力、业务结构、组织运营、人员培养与招聘等,可以预期的是,会有越来越多公司接受在家办公模式,线上与线下的结合也将越来越普及。

31会议CEO、联合创始人万涛则提醒到,会议行业仍要面对很长一段脆弱时期,因此,业者一定要学习新技能,不然很容易会被淘汰,线上与线下都有存在的必要性。线上会议成本很低,未来可能取代日常公司内部会议,但不会完全取代线下活动。

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