随着国际企业商旅政策从线性转向箱状模式，差旅者获得更多灵活度的同时遵循商旅政策也变得越来越困难。此背景下，有资深商旅经历建议以「安全」为沟通重点，同时以开放的心态聆听员工意见，让员工更愿意接受遵循公司商旅政策的好处。
商旅管理界出现得越来越多的抱怨是，企业商旅政策曾经是线性的，请员工照着规则走就好，如今商旅政策却是箱状模式，虽让员工多了很多灵活操作的空间，但也使得商旅经历说服同事们遵循公司政策进行差旅预定变得更为困难。面对这种情况，有资深商旅经理说道，在公司与同事们沟通时最大的挑战之一是，同事会认为自己的差旅计划受到了「控制」。但这并不是事实；要求公司员工遵从商旅政策的目的并不是控制员工，而是提供帮助，因为员工是企业最有价值的资产。
当对方反驳道，只需严守预算，航空、酒店等选择应有完全自由的空间时，该商旅经理认为最有效的说法是反问对方：「如果发生了意外，你希望得到帮助吗？若答案是肯定的，那么在当前的科技背景下，自己预定行程后如果碰上意外事件，找到人为你追踪定位并提供帮助，和透过TMC进行预定相比，何者更有效率、风险更低？」通常，一旦谈到了安全问题，员工便会明白遵守公司商旅政策的重要性并降低其抗拒心里。
当然，也会有员工想出各种有创意的突破方式。在这种情况下，商旅经历应以开放的心态聆听员工的建议，并反问该途径是否具有可持续性；在有建设性的沟通下，双方可以共同构建出新的方案，让员工了解到公司设计商旅政策并不意在控制他们的行为，而是提高预定的效率同时为员工提供最大的保护。
