恢复差旅信心 企业应打造知情的旅行者

Miniature businessman on map of Europe. Color tone tuned

(张广文/ 采访报道)随着国际航班的逐渐增加,越来越多国家对中国解除旅游禁令,加上暑期来临,预计出游和出差的人数将日益成长。专家认为,知情可以减低焦虑,越是了解出行的注意事项,越是清楚所有的细节,旅行者对于旅游就越有信心,因此,企业应该聚焦打造知情的旅行者。

差旅管理公司BCD Travel亚太区销售副总裁Ben Wedlock表示,知情的旅行者等于有信心的旅行者。任何企业在恢复旅游之前,都应该提前制定一套适合自己公司员工执行的基本框架,让员工清楚了解到要恢复旅游,必须熟悉哪些注意事项。而基本框架之中,首先要确保差旅政策适合目的,这是至关重要的第一步。再者,要制定出注意义务的细节,打造一个配合实际情况的注意义务策略,并结合减轻风险、风险管理、旅行者健康和注意义务。另外,要和旅行者交流,在旅行者的旅途中,每个阶段都需要告知相关资讯、让旅行社做好准备,并且与旅行者进行交流。此外,重要的是,要使用数据和轮班旅行计划,审查供应商合作伙伴关系,进行支出管理。

另一方面,公司也要聚焦旅行者在旅程之中的新注意事项,旅行者的旅程分为行前、预定、行中与行后四部分,唯有公司对每一步骤的注意事项知情,员工才会全面知情。第一部分,开始在于旅行前,首先要考虑到旅行者的情绪,并评估保险和责任,再者,要定义业务的重要性与关键性,而且提供有用的资源,例如,入境要求、目的地指定信息、机场注意事项等。另外,要协助提供适当的文件,包括:旅行前批准、公司出差政策与限制等,还要提醒旅行者重要的出差政策变化。此外,要改善供应商的审查流程,不管是消毒方面,还是财务层面。同时,在出发之前24小时,要进行实时更新,并提供资源和信息,像是建议打包清单等。

就第二部分的预订行程而言,不但需要旅行者签好的同意书,也要可获取所有线上和线下的旅行警报、旅游资源和目的地信息,还要分发新冠肺炎相关的旅游工具箱,并要求员工通过公司提供的工具和平台预订旅行,并利用这些工具和平台传递消息,包括:航空承运人政策、出入境要求、城市要求(政府互联网门户)、机场政策、防疫资讯、健康证明等。

旅途中是第三部分。除了要提供全新的出发前流程,包括:登机流程、旅途中的社交距离执行原则、要携带的新防疫工具,像是口罩、湿巾、洗手液、免费工具箱等,以及开车前往机场、停车、乘车共享的过程注意事项,同时,也要评估合作伙伴如何最大程度地降低风险、最大化安全性,并且考虑引入非接触式的支付解决方案、提升科技和自动化能力,推进安全跟踪与追踪,还要持续推送通知和通讯,而且制定帮助旅行者的特定程序,明确让员工知道如果在旅途中出现症状、或是目的地出现疫情再度爆发,抑或是边境管制措施突然改变的情况,可以怎么应对。另外,要思考如何帮忙旅行者,在旅途中感受全新体验,因为健身房和餐厅都可能面临关闭。

最后的第四部分,是旅行后。公司需要在旅行者返回后,进行情绪调查,以及收集行程详细信息,同时,制定旅行者出差后,返回办公室的的相关检疫制度和流程建议,而且公司人力资源、安全保卫、职业健康和保健等各部门,都需要知晓这些升级后的制度和流程。另外,公司也要确定与费用相关的问题与改变,例如与新冠肺炎相关的费用。

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