把虚拟活动做好的关键:练习、练习、再练习

(张广文/ 采访报道)在过去几个月中,已有公司举办大型虚拟活动、形成案例,并开发在线上达到最高受众参与度的设计方法,让同业学习如何在数字环境中前进。专家认为,要把虚拟活动做好,关键就是练习、练习、再练习。

测试、练习、排练越多越好

经济学人集团香港经济学人企业网络业务拓展经理Luisa Galindo认为,对于生意模式中,没有举办过活动的企业,要了解如何做好虚拟活动,最快的方法是聘请专家,从专家操作之中获取经验。如果要靠自己,则一定要一再测试与练习。每次举办一场线上活动,都是一场学习。越多次数的排练,越能找到需要调整的细节。以运用Zoom为例,只有举办过活动,才会发现平台上对解析度的局限,要找到可以清楚呈现的图像与数字大小,但也因此可以挖掘其他可搭配的技术,使得自己的会议品质能够达到更高水平。

另一方面,在找讲者时,也要确定合适的人,不习惯在镜头前面说话的人,或是无法准确传递出讯息的人,恐怕都不合适。讲者在活动前也必须一再排练,和主办单位一样,必须持续尝试。准备工作更是需要包括可能会被询问的问题,如此讲者在互动中才不会反应不过来。

Luisa Galindo强调,线上活动不只是需要简单的排练,就可以把线下活动搬到线上。一切都需要根据客户需求而建,不只是有漂亮的背景和可分享的专家而已,所有平台、系统、应用程式、与演播室之间的整合,以及位于不同地区时区的讲者、主持人如何顺畅对话,都是在举办线上活动时必须面对的一大挑战。就连找到适合的注册方法,也是一个重要的细节,因为让客户轻松简单报名,是客户参与的第一步。主办单位要知道不是每位观众都愿意原谅与理解,或保持忠诚,因此要跨出第一步尝试,越是练习,越会有经验,现在可以抓住短暂的适应期,尽可能提升自己的能力。在一切不确定时期,适应全新的现实,评估情况、搜寻合适的工具,找到与客户之间维持关系和业务的方法,如ZOOM网络研讨会是一个不错的选择。现在ZOOM直播每天都在上演,市场上大部分的人对此平台也都已经熟悉。

同样的,The Marketing Society, PCMA主席区域副总裁Darren Chuckry表示,要把虚拟活动做好,排练非常重要,任何细小的细节都需要重视,提前准备和排练绝对必要,整个活动也才有机会尽善尽美。现在每个分享者都必须成为广播人员,因此,一定要培训讲者可以脸部轻松地持续盯着摄像机镜头看,不能害羞,眼睛一定要一直聚焦在镜头上,同时,手势也不要太多,避免让人混乱,因为一旦歪头讲话、视线飘离,就好像本身已经离开了活动。这一开始一定需要练习,做足准备工作,培训久了就会变自然,或提前录影让讲者看看自己表现,有助进一步改善。

持续抓住观众的注意力并非易事

而举行一个超过两小时的网络研讨会,一定要思考如何持续抓住观众的注意力,同时,要动员所有人投入,以团队的方式达成活动无缝进行。要让观众在电脑前花足两小时并非易事,活动必须顺畅、内容要有趣、主讲者要有份量、参与者要来自多个国家与地区、讨论之中要有干货、最终成果要呈现高品质活动质量,同时与主办单位品牌紧密相连。主办单必须要用不同角度审视活动,确保观众不会听一下就离开。

办完活动后,更要找出可以改善之处,以及哪里需要学习,以便下次办一场更好的活动,满足客户的高要求,赢得客户的正面反馈。事实上,绝大部分的活动主办方都在准备线上活动时,花费比线下活动两倍以上的时间,工作量因此而创新高。许多企业领导甚至每天都在花1-4小时在学习,也鼓励员工参与各种线上活动,找出成功与失败的例子,进而挖掘适合企业的发展方向。

内容为王

不过,创新科技有限公司香港董事总经理Justin Choy提醒到,想要新意、展示更多、让观众兴奋、维持观众参与度,主办单位可以考虑运用新渠道、新平台、新技术,然而内容为王,市面上有很多酷炫的技术可以用,但是每一个主办单位都要看看自己适合什么才好,简单的PPT背景搭配两个摄像机直播一样可以达到期待,讲者也许更适合语音分享,而且视频、图像、录像都可能让人分心,因此,重点不是运用什么科技或是什么平台,而是将自己的内容传递出去。

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