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本期TTG China旅业报
TTG-BTmice China
企业旅游报
 
 
 
不仅要熟门熟路还得临机应变
钟韵/采访报道·摄影
 

 


2012年12月中旬,万达长白山国际度假区的滑雪场开业两周。奥迪汽车看中这块冰雪覆盖的场地以及东北的气候资源,举办了为期一周的试驾活动。看似单纯的试驾活动,仍因外在条件限制与高度变动性而让酒店业者着实无法轻松。


 

CASE STUDY | 奥迪冰雪试驾活动

时间

201212月中旬

人数

约800人

场地

万达长白山国际度假区商业步行街、湖面等,长白山万达假日度假酒店,长白山万达套房假日酒店。

挑战

1.      度假区原本即有停车位不足的问题

2.      活动细节具高度变动性

3.      须居中协调组织方与度假区管理方

 

        早在开业之前,奥迪就已经订好未来北方的活动都放在长白山举办,并与长白山万达假日度假及套房假日酒店签约,举办活动时都在这两家酒店住宿。12月是奥迪第三次在万达长白山国际度假区举办活动,也是规模最大的一次;连同第一批次搭飞机到长白山的经销商和第二批次自组车队上山的奥迪粉丝,超过800个人次参加此次活动;两批次各住了三天两晚,活动一共持续近一周。

 

        活动期间,试驾、车型展示及娱乐场地由度假区的管理方万达集团提供,住宿、餐饮和培训会则由长白山万达假日度假酒店和套房假日酒店接待。活动内容包括室内的培训会以及户外试驾等多个环节,奥迪并在度假区的步行街上做新车型的展示。

 

        长白山万达假日度假酒店及长白山万达套房假日酒店总经理苏学武介绍,这个活动以冰雪试驾为核心,也就是由奥迪的几名驾车教练利用度假区结冰的湖面,教车主女何在路面滑的时候把车子控制好。

 

        他表示,「奥迪在中国区有十几名冰雪驾车教练,专门为奥迪车主进行培训。他们这次带了几个教练上来,在车主旁边教道这些车主怎么在冰滑的路上控制车子,减低出事的机率。我自己参加了活动,非常有意思。」由于人数多,假日度假酒店和套房假日酒店共同接待这800多位客人。

 

价格不是首要考虑

 

        长白山国际度假区有多家高级酒店。为什么奥迪选择了假日酒店?

 

        苏学武指出,主办方事前考察时,除了假日之外,也看了度假区内的其他酒店。他们最终选择假日,有两个主要的原因:

 

        首先是酒店的地点。两家假日酒店在度假区里具有优势,因为它们就在商业步行街上,且直面滑雪场;

 

        其次是,主办方喜欢酒店的设计还有假日品牌的服务理念。他解释,和度假区内其他品牌比起来,假日虽然价格稍微低一些,但是主办方最重要的考虑是方便及良好的住宿环境和体验。对这种企业来说,价格反而放在第二位。

 

酒店起到重要的协调作用

 

        此次活动,假日酒店主要提供开会场地,并做住宿和餐饮的安排;度假区广场的运用、奥迪Q5的湖上试驾等则是由万达负责处理,不在酒店的掌控范围内。但是由于酒店和万达比较熟,且组织活动的经验丰富,因此酒店为主办方和万达搭起了桥,在客人和度假区管理公司之间起了重要的协调作用。

 

        当然,酒店对实质肩负的责任也没有懈怠,比如餐饮的安排。苏学武表示,餐饮方面,酒店接待时着重考虑两个方向。首先,客人住的天数比较多,因此必须注意菜色的变化。其次,由于活动参加者以口味比较重的北方人为主,因此酒店除了提供比较多东北口味的菜色外,也把一般菜品的口味都加重了一些,以迎合客人偏好。

 

请组织者参与协调会

 

        活动开始前三、四天,酒店和员工先开了几次活动协调会(Event Coordination Meeting)。除了分派工作之外,协调会很重要的一个目的是借简单的培训向员工解释「试驾」是什么东西、主办方为什么要举办试驾活动、试驾的都是什么车型(比如Q5是什么?奥迪A6和A6L有什么分别?)等,让员工在目标和目的清晰的状态下,有效率地处理眼前任务。

 

   当然,各个部门也在这个时候被分成负责不同任务的几个队伍。有了明细的分工,工作推动起来就比较有效率;出现突发的小问题时,也能顺利地一一解决。

 

        内部协调会开完了,还必须请组织者加入沟通。苏学武强调,「活动协调会一定要把活动组织者请进来一起开。」

 

  他表示,首先,组织者心中有什么想法、什么要求、脑中有什么样的蓝图,都可以趁协调会之机让部门经理提前知道并做相应的准备。其次,组织者和部门经理提前认识了,活动期间如果发生什么突发状况,两方也能沟通得更好,更快对处理方法达成共识。

 

  他以本次活动举例,「活动前三、四天,酒店已经开过一两次内部协调会。一般来说,组织者会在活动开始前一天才到现场,所以在他们到达后,我们又安排了一个60~90分钟的见面会;见面会有专门的协调员负责把已经准备好的事项向组织者做一个描述。这个举动的好处是,组织者听到我们做了那些准备,心里会比较放心。同时,如果我们遗漏了什么事项,或是组织者有什么还没有交代,都可以实时向我们反映,让我们立刻做出调整。」

 

既是挑战,又是成功的关键

 

        这次参加活动的人数比较多,但是由于此前酒店已接待过较大型的会议(比如抚松县[度假区所在地]的政府会议),且管理队伍具有丰富的大型活动接待经验,因此他们对活动人数没有那么担心。不过细节如何灵活处理,酒店倒着实花了一番功夫。

 

        首先,停车位不足是度假区开业以来就有的问题。试驾活动理所当然牵涉到许多需要停放的车辆,但是由于停车位足够与否是酒店解决不了的硬件问题,因此,酒店只好尽量把有限的停车位和最靠近酒店的路预留出来让客人停。

 

        其次,身为对度假区与管理方都最熟的协调者,酒店还必须随时掌握活动的发展,保证其顺利进行。苏学武指出,这次活动最大的挑战落在细节高度的变动性,尤其是各环节的人数变动,及主办方临时提出的要求。他解释,整场活动分成直线竞速、冰雪越野、活动及车型介绍和冰雪车舞表演等等环节。各个环节的场次虽然都已固定,但是主办方给与客人完全的随意性,没有规定第几组在那一天应该参加什么场次。这个活动虽然由广告公司协助组织,但是由于组织者对场地不熟,许多时候还是需要借助酒店的「熟门熟路」。也因此,为避免场面混乱,酒店人员必须事前对活动流程了然于心、随时掌握客人动向,做好人员配置、避免疏漏,时时提供活动信息、引导参加者,才能照顾好所有住在酒店的客人。

 

        再者,主办方有时会临时增加或取消一些活动内容,或是突然对酒店提出要求,比如把小礼品交给客户。这说起来容易,但是礼品一送就是几百个房间。酒店接到了要求就必须马上做到,因此酒店员工一定要适应这种活动高度的临时变动性,并且具备很强的应变能力。

 

        苏学武强调,这种活动的临时变动性非常强,随时会改;而这为酒店带来最大的挑战是如何灵活地配合人数的变化及所有客人临时提出的要求。也因此,临机应变的能力,以及积极让组织者参与活动前协调会,都是重中之重的活动关键。

 
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