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成功的活动要能真正直抵市场需求
张广文/ 阿联酋采访报道.摄影
 

 

 

          2012831日到97日,首届“Nihao UAE”2012中国旅游高峰论坛(简称中国游客峰会)在阿拉伯联合酋长国的阿布扎比和迪拜举行。此次活动主要由负责中国买家与媒体的爱戴爱集团(i2i Group China)和负责招募当地供应商与赞助商的当地旅游媒体集团NPINicholas Publishing International)联合主办。

 

        整个活动是从阿布扎比开始,中国旅游高峰论坛于9月2日在阿拉伯联合酋长国首都阿布扎比开幕,近65个阿布扎比供应商和76个中国买家进行了众多的一对一会谈,两天的密集会谈结束之后,中国买家便前往迪拜,在9月5日和近100个迪拜供应商进行为期两天的一对一洽谈。开会之外,中国买家和媒体也参观了当地许多景点和酒店。
 

      

活动名称

中国旅游高峰论坛

活动日期

2012831日至97

活动场地

阿布扎比与拜个景点与酒店

活动亮点

1. UAE当地最大规模的中国旅游峰会

2. 所有的酒店都是按照最高规格来接待的

3. 让参与者体验阿布扎比和杜拜最新鲜、最令人激动的观光项目

主办单位

 

爱戴爱集团(i2i Group China)和NPINicholas Publishing International

支持单位

阿布扎比旅游文化局 、THE VISION、阿提哈德航空

活动挑战

1.       能否成功邀请供货商想见的中国买家,并藉此活动使供商对中国市场有更深入的了解?

2.      活动太晚起步造成时间上的压力

3.      供应商期待参会成本要降低

4.      如何成功打造这是为中国买家量身订制之考察活动的形象?

5.      如何在满档的行程中带领买家准备到达每一站?

   

       要办理好一个成功的活动,首先要知道客户要什么。NPI Managing Director Rob Stephen Nicholas指出,其实活动的目的很简单,就是要增加中国到访阿拉伯联合酋长国的人数,而最好的方法,就是把负责这个业务的主要人士都请来,进行配对。

 

         他指出,商会不会参加一个活动,关键就在于活动中有没有他们想要见的买家,同时,能不能藉由此活动对特定市场达到更深入的了解。而能够吸引供应商的买家,莫过于能够真正带来生意,出团量达到一定数字,并且有在做中东团或者未来要开拓中东团的旅行社业者。就知识开拓而言,组办单位要清楚说明买家市场目前情况、潜力在哪,为什么现在应该要注意等,并强调能够在一天进行50场面对面洽谈的难得机会,以及中国入境市场的增长与其所代表的庞大消费能力。

 

满足供商的需求,是这次活动中的最大挑战。

 

         NPI Chairman Robert Nicholas补充道,满足供应商的需求,是这次活动中的最大挑战。在筹备阶段早期,要获得供应商的确认参与之前,必须要提供他们一份会参与活动的每一位买家详细介绍,因为他们想知道中国到底有谁会来。可是,通常招集买家和对供应商营销是同时进行的,也因为之前没有做过类似的活动,因此必须要等买家方面几乎都确定了,能够拿出证明给供应商看,活动真正的可以邀请到他们需要的参与者,才得以进行下一步,这延迟了不少整个活动的计划。不过,第一次要举办这样的活动,也就必须经历这样的过程,未来因为已经有纪录了,也就不会出现这个问题了,而且以后的营销会更容易。

 

         简单说,要吸引供应商参与,重点是要先让供应商们知道,参与活动可以获得什么好处,因此一旦拿到五十几位买家名单之后,就可以让供应商想要与特定公司与职位的人见面了。

 

         不过,也因为除了买家名单之外,还提供许多教育机会,因此,这次供应商虽以酒店业为主,但也有一些奢华品供应商和零售业的购物商场参与。其中,虽然奢华品牌无法与旅行社业者签订生意,但是可以利用机会彻底了解中国市场,调整自己对中国市场的管理策略,提升自己品牌的竞争力。其实,洽谈会中所提供的机会,也就是一个可以更加了解中国市场、更加了解中国旅客在找什么、更加了解如何更好的提供服务,包括一些简单的变化,像是提供中文标示、提供中文菜单,以及酒店在早餐时间提供正确的粥等。参与者会学到,这些小细节对中国旅客来说,非常重要。

 

太晚起步,也是一个大挑战

 

          另一方面,Rob Stephen Nicholas表示,太晚起步,也是一个大挑战。活动从三月开始讨论概念,到了六月才真正决定执行,随后又有暑假和斋戒月,在很短的时间内,要能够举办出这样的一个活动,是非常不容易的,每一个员工都必须非常努力,而且过程中,要不断的说服别人,同时也需要讲究工作效率。有些员工甚至整整两个月仅睡两小时。

 

          同时,在准备活动之余,对市场上的供应商也需要快速的教育,并不断强调买家市场的潜力及推广参与后可以做哪些事情等。

 

成本一直是供商的考虑

 

          此外,成本一直是供应商的考虑,因此特别设计出简单的洽谈会模式,把买家和供应商聚合在一起配对,让买卖双方坐着谈,在一个价格实惠又可以洽谈的环境内,有效和关键人物见面,培养双方关系,交换信息,了解彼此,各自熟悉买家卖家在找什么,免除大型展览的制约。

 

          这样的模式,比起供应商去中国,三个星期都不一定能够像在这里一天内就可以与50多个正确的人进行洽谈。而且也因为简单的模式,可以易于获取实时的反馈,出现任何意见时都可以立刻给予调整,例如,在行程中加入某个景点或酒店,或是在演讲中增加特定的数据和市场分析等。

 

          召集买家方面亦有一定的挑战,爱戴爱集团CEO Alexander Glos指出,要吸引中国买家和媒体参与,一方面要安排买家与当地最重要最具特色的旅游供商见面,使每一位买家都可以根据自己的采购需求,与来自波斯湾的旅游业者进行一对一的交流,包括顶级酒店、特色景点、实力地接社、航空公司、旅游局、购物中心、全球顶级奢侈品牌等。同时,要让参会的中国买家知道,他们有机会入住阿布扎比和迪拜的超豪华酒店,例如,阿布扎比皇宫酒店、雷迪森皇家酒店、迪拜阿玛尼酒店、迪拜地标酒店等,享受阿拉伯式的奢华服务。另外,也需要告知中国买家,组织单位将安排买家体验阿拉伯特色旅游项目,如奢华沙漠晚宴、法拉利主题公园探秘、驯鹰表演等。

 

 

 

图/ 活动安排骑骆驼体验沙漠风情

 

 

        简单说,要吸引买家,须成功打造出一个形象: 2012中国旅游高峰论坛是为中国买家量身定制到阿布扎比和迪拜实地考察的绝佳机会。同时,要强调此活动是阿联酋及波斯湾地区唯一针对中国买家的高端旅游论坛。

 

          在行程安排方面,特别强调让参与者体验阿布扎比和杜拜最新鲜、最令人激动的观光项目。宣传之余,实际操作上也必须实践诺言。8月31日到9月3日在阿布扎比,中国买家与媒体考察众多奢华酒店,包括阿布扎比皇宫酒店、卓美亚阿联酋联合大厦酒店、阿布扎比亚斯总督酒店、阿布扎比亚斯岛雷迪森酒店、安娜塔拉东方红树林水疗酒店、阿布扎比阿佛山国际运动度假村、阿布扎比萨迪亚特岛瑞吉酒店,同时,体验多个景点,包括谢赫扎耶德大清真寺、阿布扎比猎鹰体验中心、阿布扎比法拉利主题公园「法拉利世界」、亚斯码头F1赛场、传统阿布扎比鱼市场、萨迪亚特岛宣礼楼、萨迪亚特海滨高尔夫球场,以及 “黄河船” 快艇旅游项目。

 

 

 

图/ 参观谢赫扎耶德大清真寺

 

 

          9月3日到9月7日在杜拜,中国买家与媒体同样地参观了许多奢华酒店,例如,迪拜帆船酒店、迪拜阿玛尼酒店、巴卜阿尔沙姆斯沙漠温泉度假村、迪拜皇家赛马场酒店、JW万豪马奎斯酒店、迪拜亚特兰蒂斯酒店、迪拜市中心雷迪森蓝光酒店、卓美亚江湾酒店,以及多个景点,包括迪拜购物中心、迪拜喷泉、阿联酋购物商城、迪拜滑雪场、世界最高塔哈利法塔122层“At.mosphere”餐厅、哈利法塔「巅峰之上」观景台,以及迪拜老佛爷百货商店。

 

          Alexander Glos表示,非常高兴的看到中国买家很享受这趟旅行,即便体验非常忙碌的满档行程,在很短的时间内到了很多地方并考察很多项目,但最令人感到鼓励的是,中国买家都非常努力,来到当地以后,一直都是笑咪咪、很快乐,而且总是准备好要做生意了。买方反馈非常正面,很多人对于在极短时间内可以与如此多供货商洽谈,非常满意,而且也很喜欢活动的模式,因为其展现出专业有效的管理。

 

         但是,要把80个买家和媒体,从一个酒店移至另外一个酒店,从一个景点带到下一个景点,其实很复杂,因为要随时确保每一个人都可以在正确的时间到达定点,以便下一个行程

 

          为了解决这样的困难,组办单位特别对此加派人手,进行细致的管理和规划,以确认每一个人都在往同一个方向移动。同时,积极争取赞助商的支持,特别是酒店和航空业者。另一方面,也有筹备许多备用计划,以便万一发生什么事情,或临时需要做其它处理。

 

           幸运的是,今年没有出现什么突发状况,没有需要启动任何备用计划,每个人都在正确的时间出现在正确的地点管理活动的过程很像是在赶猫,但是能够成功达成也要靠所有人,包括买家、供应商、员工和赞助商的专业配合与支持。

 

活动收获

 

          值得注意的是,举办活动后才发现一个很有趣的现象,本来预期所有当地的酒店业者都对中国市场有一定的了解,结果不然。酒店供应商对中国市场的了解差异很大,有些非常熟悉中国旅客的需求,有些完全是最近才接触,现在才刚开始学习中国人要什么。而且每一个人,包括旅游局,都非常想知道买家和供应商的反馈,可以说大家对中国旅客需求的认识,以及如何运用社交媒体市场营销上的渗透度吸引旅客,仍然处于婴儿期。

 

因此,活动后,发展出接续的第二步,即希望未来可以提供当地旅游业者一些协助,让他们得以更吸引中国旅客,并且能够在中国透过正确的渠道,更有效的营销自己。

 

         整体来看,Rob Stephen Nicholas表示,第一次举办这个活动,因此,对于参与者对此活动的想法非常关注,也希望能够学到一些教训,让明年举办时可以更顺利,因为任何一个活动启动后,以及在随后后活动中,都很难做到完美,要每一步都正确不容易,一定都有可以进步的地方。可喜的是,在阿布扎比洽谈会中,已经出现了实际的交易生意,已经有旅行社业者预订了酒店房间,而且也有很多业者计划在未来与洽谈对象合作,这是当初没有预期到的,因此算是一个很意外的惊喜。因此从活动成果来看,未来的市场发展相当正面。

 

另一方面,很高兴看到赞助商也非常迅速地提供适合中国人的服务,例如,花心思的制作手工饼干,提供报纸、绿茶,并且以中国员工服务买家和媒体,让人感觉有如回到家一样。

 

        供应商的回馈非常正面,多位表示很高兴看到买家的高质量,而且也体会到买家对当地景点与酒店的高度兴趣;这是组织单位可以获得的最佳反馈了。

 

        Alexander Glos表示,任何一个新活动在发展时,都需要耗费很多时间说服别人,这样才有办法是一个梦想成为现实,这也是一个活动从萌芽到结果的必经之路,不过,现在已经成功举办了活动,未来活动应该更朝多元化更大规模发展。

 

 
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