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本期TTG China旅业报
TTG-BTmice China
企业旅游报
 
 
 
DARE to DREAM创新、细心地为客户圆梦
张广文/ 采访报道
 

 


2012年百特年会分会选择于香港迪士尼乐园度假区举行。百特中国上海生物科技部业务总监李丽琪表示,香港最近加入本分会的范围,因此构思到香港举行年会,冀望增加香港员工的归属感。

图片提供/ 香港迪士尼


 

 

Case Study | 2012百特年会分会

举办机构

百特医疗用品贸易(上海)有限公司

活动主题

Dare to Dream「敢追,梦就圆」

活动日期

2012年2月27日至3月1日

活动对象

一共约500名来自上海及香港的百特员工参与年会

活动场地

香港迪士尼乐园度假区,包括香港迪士尼乐园酒店

活动挑战

1.      活动规模庞大,因此,迪士尼的商务活动策划团队,也就是迪士尼团队,活动前须以周详计划因应。

2.      年会的概念创新,所需空间甚广,因此,须充份凸显会场的灵活性,使百特的独特会议概念亦可成真。

3.      为落实弹性场地选择,迪士尼团队须一直密切留意天气变化,以便迅速应变户外活动的安排。

4.      为落实弹性场地选择,迪士尼团队一直密切留意天气变化,以便迅速应变户外活动的安排。

 

百特是根据活动目的而选择出今年的年会场地,冀望能在一个让人梦想成真的王国里,与新加入分会的香港员工增加交流,同时,激励士气,并与同场约500名员工誓师,携手追寻百特的梦想:「敢追,梦就圆」。

 

据了解,此企业活动,在香港迪士尼乐园度假区面对了众多挑战。

 

1.      首先、活动规模庞大,因此,迪士尼的商务活动策划团队,也就是迪士尼团队,活动前须以周详计划因应。有别于一般商务活动,百特的年会规模庞大,一连三天的会议行程紧密且丰富,包括欢迎晚宴、团队培训和颁奖晚宴等,牵涉不少协调工作,因此,迪士尼团队特别增加人手协调各项活动和换场的安排,确保活动进行顺利。

 

其实,迪士尼团队与百特代表及其制作公司于活动举行半年多前已开始沟通,香港迪士尼须与客户沟通充足,详细了解活动目的和细节,尽早开始策划,继而一丝不苟地预备年会的一切需要,确保整场活动中每个节目之间配合得天衣无缝。另外,迪士尼团队亦代百特与各服务供货商协调场地布置、舞台制作和设计团队活动等,并安排各单位到场地实地考察多达四次,以便商量细节。

 

2.      需要创造难忘时刻,同时,凸显年会主题,因此,迪士尼团队充分运用场地展现创意。香港迪士尼商务活动策划团队于策划阶段已留意到年会的概念创新,所需空间甚广,因此,精心配合百特的意念,提议善用香港迪士尼乐园酒店内的不同空间,包括室内的睡公主宴会厅、仙杜瑞拉宴会厅、白雪公主宴会厅、梦想家花园和偌大的户外场所,并按活动性质编排不同环节,充份凸显会场的灵活性,使百特的独特会议概念亦可成真。

 

为了让百特员工经历一个难忘的体验,同时,表达百特年会「敢追,梦就圆」的主题,香港迪士尼乐园度假区,善用多个场地,配合丰富而繁复的活动流程,其中,特别设计了六个贴心的环节,分别为:

 

● 在仙杜瑞拉宴会厅举行的百特年会揭幕仪式别开生面,场内逾500名员工见证同伴在台上手执巨型毛笔,合力于舞台的巨型屏幕上写上「追梦」,生动地点出大会主题。

 

● 为了令主题贯穿整个年会,乐园特别腾空香港迪士尼乐园酒店的户外停车场,安排逾500名员工组成「DREAM」一字,呼应「敢追,梦就圆」的主题,同时借出电动升降台,令摄影师得以在最佳角度拍下动人一刻。

 

Ž● 活动中,为配合百特年会的创新意念,场地宽敞的仙杜瑞拉宴会厅摇身一变成为一个以运动为主题的舞台,乐园首次安排众多单车进入宴会厅,商务活动策划团队事前做足准备工夫,确保仪式顺利而安全地举行。现场数十位百特员工化身单车健儿,沿跑道浩浩荡荡地进场,骑着单车登上舞台,随后三位穿着运动装的高层跑入会场,与一众健儿到台上进行誓师仪式,鼓励百特上下来年携手再创高峰,使场面达到振奋人心的效果。

 

● 香港迪士尼乐园酒店面向南中国海的户外场地,令人心旷神怡,广阔的草地方便将员工分为小组,在不同时段和地点轮流进行活动,进行了一连串的分组活动、团队训练与小组挑战。清幽的环境亦令百特员工特别投入,欢呼声此起彼落。活动不但增进了员工之间的默契,更重要的是让各人发挥创意和团队精神,齐心解难,呼应了「敢追,梦就圆」的主题。

 

● 传统醒狮表演于仙杜瑞拉宴会厅为压轴的颁奖盛典揭开序幕。当晚颁发奖项予杰出百特员工,亦重温了两天年会的精彩花絮。百特全体员工共庆年会顺利完成,使年会在一片欢乐振奋的气氛下圆满结束。

 

● ‘员工不但可于翠乐庭餐厅享用早餐及午餐,与喜爱的迪士尼朋友们拍照留念,还可以在活动之间补充体力,品尝迪斯尼团队精心炮制的特色美馔,稍事休息。

 

3.      预防天气不稳。为落实弹性场地选择,迪士尼团队一直密切留意天气变化,以便迅速应变户外活动的安排。年会举行期间天气寒冷,因此原定在西翼草坪拍摄的「DREAM」团体照,改到较接近宴会厅的户外停车场进行,让员工不需要在严寒下在户外逗留过久。香港迪士尼乐园酒店拥有户外及户内场地,因此商务活动策划团队在策划的过程中,可因应天气预测而迅速更新计划,确保百特员工可在最舒适和理想的环境下进行活动。

 

4.      迅速回显请求。活动中,迪士尼团队须迅速地响应各项节目调动的要求,以成就商务活动的顺利。例如乐园临时延长开放宴会厅和活动场地,令百特有充裕的时间准备表演项目。同时,颁奖盛典当天下午,迪士尼团队亦按要求作出实时配合,将当晚上菜的时间大大缩减一半,好让百特员工可以一边欣赏节目,一边享受佳肴。

 

5.      安全至上。迪士尼团队与百特及各单位保持紧密沟通,以确保有关运动主题的环节中,其舞台设计和百特员工的单车装备均符合要求,让每位百特员工能在安全的环境下,尽情投入年会。

 

本次活动的成功关键在于专业活动策划、反应迅速和无微不至的服务。会议规模庞大,活动安排繁复,而且牵涉人员广众多,迪士尼团队在每个活动接近完成时,便已开始密锣紧鼓为紧接其后的项目做准备,如此才有办法使活动紧凑,让参与者感觉高潮迭起。

 

客户反馈

 

李丽琪指出,香港迪士尼乐园的商务活动策划团队是整个活动筹划的关键,其不但完全了解客户的需要,并提供专业意见。更重要的是,即使到活动前最后一刻,也仍能够迅速响应节目调动的要求,务求安排力臻完美,使本身在筹备过程中非常安心,并且对顺利完成本届年会充满信心。

 
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