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一次未被震挎的展会
张广文/ 采访报道
 

 

 


去年受到有史以来最严重的地震灾害影响,大部份日本组织者都取消了其活动,在这样的氛围下,如何因应重大天灾过后的风暴?如何成功的完成展会? 又如何使得公司的展会仍然大获成功?


 

Case Study| FINETECH  JAPAN 2011

活动日期

2012413

活动挑战

 

1. 刚历经史上最大的地震

2. 刚历经史上最大的海啸

3. 核辐射恐惧围绕

4. 萎靡的市场氛围

5. 不少参展商取消参与

6. 在日本各地,取消活动成为了一件正确的事情,或是一件应该做的事情。

7. 可能影响来年展会的举办

 

        励展博览集团日本有限公司总裁Tad Ishizumi分享道,在危机中,决策要迅速,同时也要冷静的采取行动。

 

        2011311日,日本突然遭遇了重大的灾害,不但要面对有史以来最大的地震(震级:9.0),也经历了最高的海啸(30公尺),同时,全日本更笼罩在核电厂爆炸的震惊中,在东京许多建筑物都受到大力摇晃,数百万人走了5~6个小时才回到家,或是得以在公共场所过夜。

 

       可以说,这次灾害是史上最严重的灾害,各个领域都面对巨大的损失超过两万人死亡,40万人失去了家园,且核危机引起了世界各国的恐惧,大部分的外国人都离开了日本,同时,也没有任何外国人到访日本了。短缺的电力也对经济造成损害。

 

         在商务上,数百万个集会和活动被取消,大部分的组织者都取消了其活动,据统计,在灾害发生后的2个月内就有60个活动被取消,被取消的原因有二:

1.      许多参展商取消了其参与,因为认为日本太危险了。

2.      自我克制的情绪逼迫大部分的组织者取消其活动。当时,在日本各地,取消活动成为了一件正确的事情,或是一件应该做的事情。

 

        Tad Ishizumi回忆道,其公司本身的活动也遭受打击,原先预计在一个月后举办之全球最大的FINETECH JAPAN 2011展览,在地震前表现亮丽,不但较去年成长了30%,拥有800个参展商,包括180位海外参展商,而且预计有60,000名参观者,包含4,000位海外参观者,可以说是日本最国际化的展览然而,在地震后,Finetech的参展商便开始取消出席,公司也因此面临了严重的挑战。

 

        为了因应市场突发剧变,该公司的做法分为四大步骤:

 

1. 2011314日,也就是灾害发生三天后,在一天之内收集所有800家参展商信息。实际做法,如:30名工作人员打电话联系了800位在世界各地的参展商。工作人员告诉参展商,Finetech展览将如期举行,期待其参与。联系过后,被20%的参展商告知,其将取消参与。此时,公司明显认为这种情况可能变得更糟。

 

2. 2011315日,深入讨论要选择哪一个方案:选择一、取消展会。比起举行展会,取消比较省力,可以避免一个极可能表现悲惨的展会。此举对行业和媒体来说,很容易被接受。选择二、如期举行。需要花费巨大的努力才有可能成功,很可能创造一个悲惨的展会,也可能引发来自日本各地的批评。

 

3. 2011315日,该公司做出重大决定:如期举行Finetech展览,以及原先预定的63个展会。不可以轻易的取消展会是因为:展会能够为多方提供巨大的经济效益,如参展商、参观者、承建商、举办的城市等。展会能够对日本以及日本东北地区的恢复,有所贡献。事实上有80%的参展商为中小企业,其依赖展会找寻生意商机。

 

4. 2011316日,该公司通知所有员工,在两天内再次联系800位供货商,并和60,000名参观者取得联系。317日便完成整个行动:分析、决定、宣告。

 

海外参展商

 

        经过以上四个步骤,可喜的是,取消和关注大幅下降。不过,地震过后的核问题日趋严重,Finetech展会陷入更艰巨的挑战。首先,东京太危险的新闻出现过后,80%的海外参展商表示将不出席。面对此新挑战,该公司立刻推出新的处理办法,从四大方向同步进行:

1. 用政府和新闻界的事实和资料来澄清误解。

2. 使用地图来解释东京距离核电厂230公里、距离震央400公里,同时引述日本政府将撤离范围预设为20公里,表达出东京其实是在危险区之外的事实。

3. 展示日经新闻上面的报道,解释辐射过低。

4. 通过各种手段发出100,000个信息。

 

在这样的处理过后,取消的比率从80%降至28%。

 

VIP买家

 

        第二个要面对的困难是,海外VIP买家很可能从4,000名降至0位。平面显示器的主要生产已经从日本转移至中国、韩国和台湾。Finetech展会之所以成功的主要原因,就是因为其每年能够吸引来自中国、韩国和台湾的4,000VIP买家。不过,大部分的海外VIP买家取消了其前往日本的旅行,如此将会促使大部分的参展商退出来年的Finetech展会,这也就会代表了Finetech展会的结束。

 

         为了吸引VIP买家,该公司采取了以下处理机制:

1. 打电话给4,000位海外买家,令其放心,强调日本没问题。

2. 派遣六名员工前往中国、韩国和台湾,拜访几百名买家,并说服其前来日本参与。在贯彻了处理机制之后,成功的吸引了1,000名海外买家到访Finetech展会现场。

 

国内参观者

 

        第三个要面对的困难,也是最为重要的问题,就是国内参观者的人数可能会降达50%。对此的处理方案为,从以往联系30,00名国内参加者增加联系人数到10,000名国内参观者。

 

        可喜的是,在这样不断的努力之下,2012413日,Finetech展会如期开幕时,结果非常成功,展览场地满满的人潮,每个人都非常惊讶。能够成功的将危机化为转机,达成目标,先前的努力获得了充分的奖励。现场许多参与者都对主办单位表达出感谢

 

         许多人表示,展览会当地在一个月前有如鬼城,展会使得整个地方复活了,也带给许多其他组织者希望与启发。另外,也有人反馈道,已经失业了一个月,要不是展会如期举行,公司将面对严重的问题,Finetech的生意使得该公司得以生存。此外,大部分的参展商都有签订合约确定来年将继续到访参与展览,而来年的展会预计将比今年扩大20%。此举也使得许多其他组织者带着更多的信心重启了展会,如食品器材展、日本美丽世界展、东京玩具展等。

 

 

 

在非常危机时期要成功,必须掌握三个秘诀:

 

1. 相信没有任何神奇的方法可以通向成功。

2. 抱持侵犯而非防御的态度。

3. 保持积极的心态,例如,谁知道,也许我们能办到。

 

励展博览集团日本有限公司总裁Tad Ishizumi

 

 
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