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本期TTG China旅业报
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化解文化、语言隔阂成功营造热络的气氛
锺韵/采访报道
 

 

 

 

今年2月5日,北京励骏酒店与维德角共和国大使共同为庆祝中国传统新春佳节于酒店举办「各国驻华大使新春联欢晚宴」,共400多位来宾出席。由于与会人士身份特殊,服务安排上须更加用心。

 

  图片提供/北京励骏酒店

 

CASE STUDY|各国驻华大使新春联欢晚宴

主办单位

励骏酒店与维德角共和国共同主办

活动场地

励骏酒店凡尔赛宴会厅

活动规模

约400人

活动时长

约3小时

活动亮点

知名萨克斯风演奏家现场助兴

面对挑战

1. 须谨慎处理各个国家不同语言、文化背景和饮食习惯等所产生的种种不同需求。

2. 邀请的驻华使馆众多,需要记录每一个使馆、每一位大使的详细信息及要求。

3.     驻华大使因其特殊身份,对安保有更高的要求。

 

 

        此次活动由于人数较多,励骏酒店选择于凡尔赛宴会厅举办。凡尔赛宴会厅面积700余平方米,能容纳大型宴会活动之余,挑高的空间也让与宴者不致因人多而有压迫感。凡尔赛厅的另一个特色是极致奢华的装潢风格,其顶部有9个水晶吊灯,在灯光反射下整体更为华丽明亮。

 

北京励骏酒店传媒部经理罗薇表示,「此次邀请来的大多是使馆的大使及官员,因此选择一个相对西式的宴会厅,使大家可以更加觉得亲切;而凡尔赛宴会厅精致的内部装潢为整场活动提供了一个与众不同的奢华环境,让宾客可以留有深刻的印象。」

 

挑战1:食品忌讳和语言隔阂

 

罗薇表示,举办这场四百多人的晚宴,最大的挑战是,不仅参加晚宴的人数众多,而且他们各来自不同国家。因此,酒店必须考虑各个国家不同语言、文化背景和饮食习惯等所产生的种种不同需求。举例来说,如果将不同语种的人安排在同一桌,共享晚餐的来宾会因相互间无法沟通而使气氛凝结、冰冷。另外,不同的地域文化或宗教信仰也会对嘉宾能接受的餐饮带来限制;如不注意,错误的餐点选择会造成来宾不悦。

 

作为让晚宴顺利进行的润滑剂,酒店临时成立筹备晚宴的活动小组,收集大量有关每一个国家语言特征和饮食习惯的材料,并针对活动进行服务及业务查询,负责使馆宾客的闻讯及答疑。

 

饮食偏好和忌讳

 

此次活动共有近七十家使馆出席。由于当晚邀请的宾客有一些来自伊斯兰国家,如非洲的喀麦隆、乌干达、加蓬等,因此酒店经过反复确认后,严格避免使用这些国家禁忌的菜品和肉类。食品既要符合各国大使贵宾的口味需求,又要十分注意各国使馆宾客的饮食习惯,行政总厨因此在重重考虑中制定了当晚的菜单;餐点融合法式、粤式和北欧风格,在保证餐点的质量和口味之余,也做到匠心独具的设计,让晚宴前收集材料和筹备所花的时间投入得到很好的回报。

 

罗薇表示,用餐完毕之后,宾客们纷纷与行政总厨握手致谢,表示对餐品的满意。

 

语言兼容性

 

由于宾客分别来自不同国家的使馆,彼此间沟通交流成了晚宴成功与否的一个关键。毕竟,食品和将晚宴推向高潮的音乐只是晚宴外部气氛的营造;如果席间没有谈话对象或超越单纯寒暄的实质内容,宾客难以对春节在中国度过的时光留下深刻印象和愉快的回忆。

 

为了最大限度的降低来宾彼此间沟通的障碍,活动小组针对400名左右的大使和夫人、官员等等出席活动的人员的语种进行调查,以此为基准进行座位分配,如法语、葡萄牙语、英语等;尽量将不同语种国家的客人分类安排。

 

挑战2:规模控制

       

        这次活动的小组主要成员都是酒店内部销售人员,前期准备花了近2个月的时间。为了准确、及时发出请柬以及做出席确认的工作,在活动前期,筹备小组需要确认各国驻华大使馆现任大使及官员的名字以及使馆地址及联系电话、传真、邮箱等细节。

 

罗薇说到,最大的困难就是此次邀请的驻华使馆众多,需要记录每一个使馆、每一位大使的详细信息及要求。为了避免任何错误,小组为每一个使馆都做了单独的电话跟进表,以保证记录精确无误。

 

「活动前期的准备工作十分重要,电话确认可以很有效的确认出席人数,合理控制活动现场规模。如果仅发出活动邀请而不做充分确认,活动的规模就很难控制了。由于前期做了大量的准备工作,因此现场没有出现突发状况,整场活动得到让人比较满意的成果。」

 

挑战3:酒店安保

 

当重要贵宾出席,酒店安保工作是十分重要的一个环节。而驻华大使因其特殊身份,对安保有更高的要求。罗薇描述,为提高安保系数,酒店当晚加了大量人力,在酒店正门、大堂、后门,甚至卫生间、公共区域都安排了经验丰富的安保人员执勤巡逻;活动现场更布置妥当,保证活动顺利、安全地进行。

 

活动的最后一个环节最能体现酒店对细节的注意。当晚客人离席后,酒店安保人员特别对客人的座位进行了整体检查,避免客人遗忘物品,来不及拾回。在对会场坐过细致检查之后,酒店宴会服务人员才开始进行撤台工作。

 

晚宴亮点

 

晚宴最大的亮点是充满了现场音乐的元素。肯尼•基是国际知名高音萨克斯风演奏家;在相对庄重的场合中,萨克斯风演奏的旋律能成功让现场宾客对活动的兴趣加温,因此,励骏酒店不惜花重金邀请肯尼•基前来为活动演出。他不仅在舞台上表演,更走到每一位宾客身旁演奏,让表演穿插在晚宴中;明星主动近距离接触,让宾客觉得十分亲切。励骏酒店董事长周锦辉也与肯尼•基即兴合作演唱几首大家耳熟能详的经典曲目,吸引全场投入,将晚宴气氛推向高潮。

 

罗薇指出,邀请国际知名演奏家到现场的演奏并与客人互动的效果非常好,宾客纷纷兴奋地拿出摄像机、照相机及手机拍照合影。「现场音乐」这个要素在活动中维持稳定的存在,让宾客有明显的回忆点。

 

评估

 

活动结束后,酒店陆续收到来自黑山共和国、东帝汶民主共和国、维德角共和国、吉布提共和国、赖索托王国等大使亲附的感谢函件。因此,整体说来这次晚宴举办得比较成功,为今后的大型宴会活动打下了很好的基础。

 

罗薇表示,他们会以这次的成功经验作以后主办大型活动的借鉴,并以运用到的元素和形式作为日后规划工作的重要环节。她强调,一个活动的成功需要整个团队共同协作;每一个环节都是决定活动可否顺利进行的重要因素。为保证能为宾客提供专业优质的服务,活动主办方必须完全尊重客人的喜好及习惯,提前做好充分的准备工作,为每位客人提供个性化的服务。

 

 
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